PIM-määrittely – kivempaa kuin luulisit

Monelle jo pelkkä ajatus IT-määrittelyprojektista tuo tuskan hien pintaan. PIM-määrittelyissä on kuitenkin huomattavasti keskimääräistä IT-projektia helpompaa (ja kivempaa!), eikä tarvitse hävetä, vaikka ei kaikkea alan slangia valmiiksi osaisikaan.

Helmikuun loppupuolella aloitimme ensimmäiset uuden Adeona PIMin määrittelyt uuden asiakkaamme Meltexin kanssa. Meltexillä PIM -käyttöönottoa oli kypsytelty vuosia, kunnes lopulta kynnys ylittyi kun kanava- ja nimikemäärä jatkoi kasvuaan ja päällekkäisen ylläpidon tuska kävi liian suureksi.

Vaikka olenkin jo monissa PIM-määrittelytyöpajoissa istunut, itseänikin hiukan jännitti mikä kaikki muuttuu nyt ensi kertaa käsitellään uuteen PIMiin liittyviä asioita – huoli oli ilmisesti turha, sillä perusasiat ovat ja pysyvät.

Aloitimme pohtimalla sitä, missä  tuotetietoja tarvitaan, sillä sehän lopulta ratkaisee mitä tietoja aletaan keräämään ja hallinnoimaan. Listasimme koko joukon julkaisukanavia ja kohtaamispisteistä lähtien verkkokaupasta ja LVI infon sekä Rakennustiedon tuotetietopankeista aina myymälämarkkinointimateriaaleihin, etiketteihin, asiakkaiden ennakkotarjouksiin, hinnastoihin ja esitteisiin saakka. Pohdimme myös mitä erilaisia attribuutteja (vaikkapa väri, halkaisija, pituus, koko) eri tyyppisille tuotteille tarvitaan, jonka kautta samalla määriteltiin puolivahingossa tuotetietomallit, eli skeemat, kuten esim. Kaivot, Ponttonit ja Huippuimurit.

To Do PIM_edited

Tärkeä osa PIM-määrittelyä on tuotetiedonhallinnan prosessit: Mitä tapahtuu kun uusi tuote perustetaan ERP:stä PIMiin? Kuka vastaa kuvista ja kuka teknisistä tuotetiedoista? Kuka määrittelee mitkä tuotteet julkaistaan verkkokauppaan ja milloin? Määrittelyssä mietitään tyypillisesti jo varhaisessa vaiheessa vastuut ja omistajuus – kun kaikki tietävät mitä pitää tehdä ja milloin, onnistumiselle on huomattavasti paremmat edellytykset.

Lohduttavaa PIM-määrittelyissä on se, että lopulta harva asia on kiveen hakattu eikä kaikkea tarvitse päättää heti – esimerkiksi uusien attribuuttien perustaminen on muutaman minuutin homma ja skeemojen asetuksia voi muuttaa milloin tahansa, jos tarvitsee. Uusien julkaisukanavienkin käyttöönotto on lähtökohtaisesti helppoa, sillä kaikki PIMin tiedot saadaan jaettua vaikkapa uuden jälleenmyyjän verkkokauppaan vakiomuotoisen REST API –rajapinnan kautta. Määrittelyissä kannattaa kuitenkin miettiä asioita laaja-alaisesti, jotta ei vahingossa tehdä liian yksisilmäisiä ratkaisuja ja jätetä jotain olennaista huomioimatta. Suuri painoarvo on sillä, että määrittelyssä luodaan perusta laadukkaan tuotetiedon tallennukselle – kukaan tuskin haluaa kantaa vanhaa roskaa uuteen taloonsa.

Olisi huijausta sanoa, että PIM-projekti ei vaadi asiakkaalta juuri mitään – työpajoissa istumisen lisäksi aikaa kuluu tietomallin miettimiseen, tuotetietojen keräämiseen ja jatkojalostamiseen sekä muutosviestintään, mutta rakettitiedeosaamista ei edellytetä. Meltexiläiset olivat asioista harvinaisen hyvin jyvällä jo valmiiksi. Työpajoissa monesti vain totesimme ääneen hiljaisesti tiedostettuja asioita, pohdimme niitä uusista tulokulmista ja jalostimme ideoita vielä pari piirua eteen päin. Palkitsevaa on tieto siitä, että parin kuukauden päästä ajatukset ovat siirtyneet suunnittelupöydältä ja sekalaisista excel-tiedostoista PIMiksi. Ja fiksujen ihmisten kanssa on vaan tosi kiva tehdä töitä.

Lue lisää uuden Adeona PIM -järjestelmämme ominaisuuksisata teknisen johtajamme Janne Costianderin blogista ->