Asiakkaiden tarpeiden konkreettisuudesta

Usein tuotetiedonhallintaan tai julkaisuautomaatioon liittyvät tarpeet asiakkaalla ovat hyvin konkreettisia ja hyödyt on osoitettavissa suoraan. Olin käymässä asiakkaalla, joka tuottaa tuotteistaan käyttöohjeita usealla kielellä. Tällä hetkellä käyttöohjeet tuotetaan täysin manuaalisesti, tekstit ja kuvat ladotaan InDesign-dokumenttiin, josta tuotetaan PDF-tiedosto. Valmis käyttöohje tallennetaan PDF-muodossa järjestelmään, josta se jaetaan muun muassa verkkosivuille.

Yritysilmeen muutoksen myötä jokaisen käyttöohjeen takakansi tulee päivittää, joten muutos koskee kaikkia käyttöohjeita. Tuotteita, joista käyttöohje tehdään, ei ole mahdottoman paljon. Vain noin 500 kappaletta. Kieliä on kuitenkin useita, joten kokonaismäärä on huomattavasti suurempi. Oletetaan tässä, että kieliä on viisi. Yhteensä muutettavia dokumentteja on siis 2500 kappaletta.

Muutosprosessi manuaalisesti menee seuraavasti:

  1. Alkuperäinen tiedosto ladataan järjestelmästä käyttäjän työasemalle
  2. Käyttäjä vaihtaa takasivun tai tekee siihen tarvittavat muutokset
  3. Käyttöohjeesta tuotetaan PDF-tiedosto
  4. Tuotettu PDF-tiedosto ja taittotiedosto tallennetaan järjestelmään, jotta se on taas esim. verkkosivujen käytettävissä.

Yhden dokumentin osalta tuohon menee noin 5 minuuttia aikaa. Koko urakka on siis 12500 minuuttia eli yli 200 tuntia eli noin 30 kokonaista työpäivää. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yksi henkilö yrityksessä tekisi kuusi täyttä työviikkoa näitä muutoksia. Mitättömältä tuntuva tehtävä vie siis huomattavan paljon aikaa. Todellisuudessa kieliä on vielä enemmän.

Julkaisuautomaatiolla tämäkin on ratkaistavissa. Käyttöohjeet voisi tuottaa ja tallentaa automaattisesti, jolloin myös muutosten yhteydessä järjestelmässä olisi ajantasainen dokumentti nopeasti saatavilla.

Esimerkki yhdestä Adobe InDesign -pohjaisesta julkaisuautomaatiosta: