tuotetiedonhallinta excel

Tuotetiedonhallinta Excelissä

Käyn säännöllisesti konsultoimassa asiakkaita tuotetiedonhallinnan ja julkaisuautomaation osalta. Kyseessä saattaa olla asiakas, joka vasta suunnittelee PIM-järjestelmän hankintaa, tai jo prosessinsa hionut toimija. Monesti konsultointikeikoilla tai koulutuksissa minulta kysytään,

 Miten tuotetiedonhallinta on yleensä ratkaistu?

Siihen näytän  kuvan:

tuotetiedonhallinta_excel

 

Vitsissä on kuitenkin myös totuus. Valitettavan usein tuotetiedonhallinta on ratkaistu useilla rinnakkaisilla ja päällekkäisillä Excel-tiedostoilla. Välttämättä prosessia ei ole juurikaan mietitty tai paremmasta tavasta ei ole tietoa.

Excel on loistava työkalu moneen asiaan. Meidänkin PIM-tuotteessa Excel-tiedostoilla voidaan tehdä massapäivityksiä tuotetietoihin tai ottaa tuotetietoa rikastettavaksi tai raportteina ulos. Exceliä voidaan käyttää CRM-järjestelmänä, BI-työkaluna jne. Excel on varmasti myös käytetyin PIM-järjestelmä. Excelin valinta työkaluksi on myös helppo ymmärtää: se on halpa, tietomalli on joustava ja monelle jo entuudestaan tuttu. Sen avulla tietoja on myös kohtuullisen helppo välittää muihin järjestelmiin.

Excel ei kuitenkaan sovi kaikkeen. Keskitettynä tuotetietokantana se harvoin toimii edes välttävästi. Tässä muutama perustelu:

Tietoturva
Miten varmistetaan, että tuotetiedon “master” on varmistettu? Otetaanko Excel-tiedostoista varmuuskopioita? Kulkeeko koko yrityksen tuotetieto yksittäisen käyttäjän kannettavan mukana ympäri maailmaa? Jos käyttäjä tekee paikallisesti muutoksia, onko työasema varmistettu? Jos käyttäjä vahingossa poistaa koko välilehden, mitä tapahtuu?  Tallentuuko tieto, kuka muokkasi mitäkin tietoa ja milloin?

Tietomalli
Vaikka Excel-tiedostoon voidaan mallintaa hyvin erilaista tietoa, kuinka helposti se tukee seuraavaa:

  • Erilaisten tuotteiden erilaisten tietomallien mallintaminen (ja tiedonsyötön ohjaaminen sen mukaan)
  • Tuotteiden välisten relaatioiden tai linkkien määrittely
  • Tuotteisiin liittyvien kuvien ja liitetiedostojen liittäminen ja hallinta
  • Kategorioiden, ryhmien ja luokitteluiden hallinta

Myös erilaisten sääntöjen ja logiikoiden rakentaminen Exceliin on työlästä. Miten määritellään, että jokin tieto on pakollinen?

Monen käyttäjän tuki
Miten Excel-tiedosto tukee monen käyttäjän yhtäaikaista käyttöä? Onko eri roolien tarvitsemat tiedot eri tiedostoissa? Miten tiedot pysyvät ajantasalla? Onko viimeisin tieto yhteisessä Excelissä, vai onko käyttäjällä paikallinen kopio tiedostosta.

Kuvat
Miten tuotteisiin liittyvät kuvat hallitaan Excel-PIM:ssä? Luultavasti erillisessä verkkolevykansiossa? Miten kuvista tehdään sopivat versiot eri kanaviin? Automatisointi yksinkertaisissakin asioissa muodostuu joko vaikeaksi tai mahdottomaksi.

Haettavuus
Miten helposti tuotteet on haettavissa Excelistä? Jos tietomalli on hiemankaan monimutkainen, on tietoa luultavasti hajautettu useaan tiedostoon? Jos tuotteita on kymmeniä tai satoja tuhansia, ja attribuutteja vaikkapa pari sataa on Exceleissä soluja jo kymmeniä miljoonia. Ei kovin näppärää.

Integraatiot
Kuinka helppo Excelistä on tehdä aito järjestelmäintegraatio esim. verkkokaupppaan? Moderni PIM-järjestelmä tarjoaa rajapintoja, joista Exceliä käyttävät voivat vain unelmoida. Esim. JSON pohjainen REST-rajapinta tarjoaa loistavat mahdollisuudet järjestelmien helppoon integrointiin.

Käytettävyys
Onko Excel-käyttöliittymä suunniteltu tehokkaaseen tuotetiedon ylläpitoon? Tuskin.

Kanavat
Me PIM-maailmassa puhumme kanavista. Eli miten tuotetietoa käytetään erilaisissa myynnin ja markkinoinnin kanavissa. Kuinka helposti Excel-tietoa saadaan esim. sähköisiin kanaviin tai automatisoituihin printtiaineiston prosesseihin?

Ota yhteyttä, niin kerromme mielellämme lisää miten tuotetiedonhallinta kannattaa oikeasti ratkaista.