vinnkejä verkkokauppaprojektiin

Vinkkejä verkkokauppaprojektiin

Kaverin kantapään kautta opittua – Yhdeksän vinkkiä verkkokauppaprojektiin

Olen viimeisen parin vuoden aikana ollut mukana useammassa projektissa, jossa pystytetään uutta verkkokauppaa. Omana roolinani ja tulokulmanani on viran puolesta luonnollisesti tuotetietojen integraatio PIMistä verkkokauppaan, mutta samalla olen sivusta seurannut muitakin projektiin liittyviä asioita. Privaattielämässä olemme aloittelemassa talonrakennusprojektia ja näitä juttuja selvitellessäni huomasin, että vaikka kyse on täysin erilaisista lopputuotteista, itse projekteissa on yllättävän paljon samaa.

Tässä havaintojani eli vinkkejä verkkokauppaprojektiin – toivottavasti näistä on joillekin vastaavassa tilanteessa oleville apua!

 

1. Tiedä mitä haluat ja ole valmis mittaamaan onnistumista

  • Jos ei ole kirkasta visiota siitä mitä haluaa ja miksi projektiin on lähdetty, on hankala saada aikaan täysin tyydyttävää lopputulosta. Listaa siis jo heti aluksi ylös tavoitteita ja perusteita miksi tavoitteet on asetettu. Jos tavoitteena on esimerkiksi verkkokaupan liikevaihdon kaksinkertaistaminen, verkkokaupassa myytävien tuotteiden lukumäärän moninkertaistaminen tai asiakaskokemuksen parantaminen, on hyvä myös miettiä miten tuloksia voitaisiin projektin valmistuttua mitata.
  • Määrittely on hyvä aloittaa jo tässä vaiheessa – kirjaa ylös vaatimuksia uudelle verkkokaupalle jo ennen varsinaiseen projektiin lähtemistä. Mitä parempi ymmärrys sinulla on siitä mitä haluat ja edellytät verkkokaupalta (tai talopaketilta) jo ennen kuin lähdet pyytämään tarjouksia, sitä parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia tulet saamaan. Ja tämä suoraan korreloi sen kanssa kuinka paljon yllätyksiä matkan varrella tulee.

 

2. Jos et itse ole asiantuntija, hanki luotettava konsultti

  • Verkkokauppaprojekti saattaa kuulostaa siltä, että kyse ei ole rakettitieteestä ja periaatteessa se onkin ihan totta. Kuitenkin verkkokauppa on siitä kinkkinen homma, että siihen tyypillisesti liittyy ainakin yksi, useammin kaksi tai kolmekin integraatiota. Monet pieniltä tuntuvista asioista saattavat olla yllättävän isoja, jos ne tulevat esiin kesken projektin.
  • Siksi kannattaa etsiä jo ennen tarjouspyyntökierrosta joku verkkokaupasta tietävä, mielellään puolueeton taho, jolta saa apua määrittelyn ja tarjouspyynnön tekemiseen. Vaikka miten tekisi kotiläksynsä, kaikkea on hankala maallikkona ottaa hanskaan varsinkin jos kiire painaa päälle. Hyvä konsultti osaa auttaa jo määrittelyvaiheessa miettimään tärkeitä asioita, jotta vältytään kalliilta yllätyksiltä loppuvaiheessa. Saatat siis maksaa hiukan “ylimääräistä” konsultille, mutta todennäköisesti säästöt (rahassa ja ajassa) ovat paljon isompia.

 

3. Vaikka ostaisit avaimet käteen -paketin, se ei tarkoita sitä, että et itse joutuisi tekemään mitään

  • Monelle verkkokaupan pystyttäjälle (ja talonrakentajillekin, olen kuullut) tulee yllätyksenä kuinka paljon töitä projekti vaatii, vaikka ei itse koodaisi riviäkään tai naulaisi yhtäkään naulaa. Kannattaa siis jo hyvissä ajoin varautua henkisesti siihen, että omat resurssit ovat riittävät, roolit selkeät ja aikataulu realistinen. Verkkokauppaprojekti vaatii vähintään sisäisen projektipäällikön (jolta voi hyvinkin mennä projektiin puolet työajasta), IT:n puolelta tukea rajapintojen ja tietovirtojen suunnittelussa ja tuotehallinnalta todennäköisesti silloin, kun tietosisällöt eivät sellaisenaan tue visiota.

 

4. Perustukset kuntoon

  • Tarkista myös, että taustajärjestelmiesi, esim. ERP:n/PLM:n ja PIMin, prosessit saadaan tukemaan verkkokauppaa. Varsinkin tuotetietojen laatu kannattaa tarkistaa jo ennen projektiin lähtemistä. Jos haluat tehdä verkkokauppaan maailman mahtavimmat (tai edes keskinkertaiset) hakutoiminnot, filtteröinnit ja kattavat tuoteosiot, pitää tietojen olla rakenteellisesti järkeviä ja kunnossa. Monelle selviää vasta verkkokauppahankkeen käynnistyttyä, että ison osan ajasta haukkaakin vanhojen tietojen siivoaminen ja järkevöittäminen, joka on kuitenkin pakko tehdä, jotta tuotetiedot saadaan esitettyä fiksusti. Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa vakavasti harkita PIM-järjestelmän käyttöönottoa, sillä ERP ja Verkkokauppa riittävät vain äärimmäisen harvoissa tapauksissa, jos tavoitteena on toimiva tuotetietoprosessi ja myyvät ja kattavat tuotetiedot.

 

5. Kilpailuta

  • Verkkokauppa ja talopaketti ovat molemmat sen hintaluokan projekteja, että en keksi mitään järkeviä perusteita, miksi nämä kannattaisi jättää kilpailuttamatta. Rutistus kannattaa jo ihan vähintään siksi, että saat jonkun käsityksen hintatasosta ja toteutusvaihtoehdoista eri toimijoilla. Aikaa saattaa kulua vähän enemmän kuin silloin, jos vain ostat ensimmäiseltä vastaantulijalta, jonka myyntilupaukset vakuuttavat, mutta kokemuksen perusteella panostus kannattaa.
  • Kilpailutuksesta taas ei ole iloa, jos et tiedä mitä haluat – pahimmassa tapauksessa saamasi tarjoukset eivät ole millään tavalla vertailukelpoisia, jos tarjouspyyntö on ollut liian suppea tai epäselvä. Siksi määrittelyyn kannattaa panostaa viimeistään tässä vaiheessa. Järkevän tarjouspyynnön tekeminen edellyttää sitä, että kohta 1 on kunnossa ja tiedät mitä haluat ja osaat kirjata sen ymmärrettävästi ja tarpeeksi tarkalla tasolla. Mitä tarkemmalla tasolla osaat vaatimukset kuvata, sitä helpompaa tarjousten vertailu ja itse projekti tulee olemaan.

 

6. Harkitse keneltä ostat

  • Talonrakennusprojektissa olen tietysti metsästänyt neuvoja jo rakentaneilta kavereilta ja netin keskustelupalstoilta, joiden pohjalta olen rajannut ainakin muutaman toimijan pois – sama pätenee verkkokauppatoimittajan valintaan. Oman kokemuksen perusteella liian iso toimittaja on vähän pienemmälle asiakkaalle yleensä huonompi vaihtoehto, sillä liian pienet pokat eivät isoja niin paljoa kiinnosta ja projekti saatetaan vetää vähän vasemmalla kädellä. Hiukan pienemmille toimijoille yksittäinenkin kauppa saattaa olla merkittävä, ja siksi niihin panostaakin ehkä eri tavalla. Kannattaa siis suhteuttaa toimittajan koko omaan kokoosi.

 

7. Edellytä dokumentointia

  • Sekä talon että verkkokaupan tulevaisuuden ylläpidon kannalta on melko kriittistä, että tiedetään mitä on tehty, minne ja miten. Jos vaikka jatkossa haluat tehdä muutoksia tietojen esitystapaan tai integraatioihin tai vaikka kaataa talosta seinän, olisi kiva tietää helposti miten asiat on toteutettu ja missä kulkee esimerkiksi sähkövedot ilman että repii kaikkea auki asian selvittämiseksi.
  • Monelle projektin toteutusvaiheessa tulee fiilis, että toimittaja hoitaa hommat speksin mukaisesti ja itse vain seuraa sivusta etenemistä. Kokemuksen perusteella tässä vaiheessa on kuitenkin tärkeää olla hereillä, ja edellyttää, että kaikki sovitut asiat dokumentoidaan järkevästi. Mitä ei ole selkeästi kirjattu mustaa valkoisella, sitä ei ole olemassa ja olet toimittajan good willin armoilla. Monesti good will toimii, mutta oman mielenrauhan ja tulevaisuuden ylläpidon helppouden kannalta on tärkeä edellyttää, että se ikävä dokumentointikin tulee tehtyä.

 

8. Testaa, testaa, testaa

  • Jos kaikki menee kivasti, tulee kerralla priimaa, mutta valitettavasti tämän varaan ei voi laskea. Sekä ohjelmistoilla että talopaketeilla on kyllä tietyt takuut, mutta monesti asiat on helpompi (ja halvempi) hoitaa, jos virheet havaitaan varhaisessa vaiheessa. Tässäkin kannattaa vakavasti harkita konsulttiapua, jos vähänkin tuntuu, että omat rahkeet eivät riitä. Näin säästää todennäköisesti lopulta aikaa ja rahaa (ja hermoja).

 

9. Kun projekti on valmis: huolehdi ylläpidon prosesseista ja sisäisestä roolituksesta

  • Jes, projekti on valmis ja nyt voi vaan olla ja nauttia! Valitettavasti ei ihan – kun kauppa tai talo valmistuu, pitäisi pärjätä omin voimin ja osata ottaa investoinnista kaikki hyöty irti. Tässä vaiheessa oma sisäinen roolitus nousee keskiöön – on sovittava kuka omassa organisaatiossa vastaa siitä, että kauppa (tai talo) pysyy kunnossa ja kehityksessä mukana. Vaikka töitä on ehkä vähemmän kuin pystytysvaiheessa, resursointia ja tekemisen määrää ei kuitenkaan kannata aliarvioida. Teknologia kehittyy sitä vauhtia, että kannattaa budjetoida resurssien lisäksi rahaa jatkuvaan pienkehitykseen, jotta homma ei pääse sammaloitumaan.