Tuotetiedonhallinta ei ole IT-projekti. Se on strateginen valinta, ja vaatii onnistuakseen johtamista, jalkauttamista ja kärsivällisyyttä. Mitkä ovat tuotetiedonhallinnan johtamisen suurimmat karikot ja miten ne ovat vältettävissä?
”Tuotetiedonhallinnan käyttöönotto on muutosprosessi. Prosessi lähtee yleensä liikkeelle sieltä missä tuska on suurin, eli missä tietojen hallinta on konkreettisella tasolla. Muutos ei kuitenkaan voi jäädä vain johonkin yksikköön vaan sen pitää kattaa koko yritys eri tasoineen. Se vaatii muutosta toimintatapoihin, mutta erityisesti se vaatii kykyä muutoksen johtamiseen. Muutosta pitää johtaa pitkällä tähtäimellä”, Canterin myynti- ja markkinointijohtaja Minna Andersson sanoo.
Kun yrityksen työelämäntehtävänä on halu luoda vaikuttavampia tuotekokemuksia, konkretisoituu se myös loppukäyttäjälle – organisoidun tuotetiedonhallinnan jalkautuksen avulla.
Tuotetiedon merkitys on suuressa roolissa asiakkaan ostopäätökselle. Canterin ja Tutkimustoimisto Vastakaiun tekemän Tuotetiedonhallinta Suomessa -tutkimuksen vastaajista jopa 76% piti tuotetietojen ja tuotesisältöjen merkitystä asiakkaan ostopäätökselle suurena.
”Myös tietojen helppo saantimahdollisuus vaikuttaa asiakkaan ostopaikkaan. Tuotetiedot rikastavat sisältöä, luovat uusia markkinointimahdollisuuksia ja siten tekevät yrityksestä erottuvan kilpailijoihin nähden”, Vastakaiun strateginen tutkimuskonsultti Panu Erola kertoo.
Muutos on johtamismahdollisuus
Pysyvä muutos vaatii pitkäjänteistä johtamista. Hyvä johtaminen onkin edellytys onnistumiselle tuotetiedonhallinnan käyttöönotossa ja systemaattisessa käytössä.
”Prosessin edetessä heräävät monenlaiset tunteet. Se voi olla organisaation tietoa hallitsevalle ammattilaiselle suuri kriisi, toiselle riittämättömyyden paikka ja kolmannelle ammatillista innostusta herättävä kasvukokemus. Kaikkien heränneet tunnetilat on tiedostettava ja otettava huomioon, sillä muutos vaatii henkistä kantovoimaa ja kannustusta. Vasta silloin organisaation yhteinen kehitys tuotetiedonhallinnan parissa voi jatkua”, Andersson täsmentää.
Koronan asettamat haasteet
Tuotetiedonhallinta Suomessa -tutkimuksen vastaajat arvioivat digitaalisten kanavien myynnin tuplaantuvan seuraavien vuosien aikana. Suurinta kasvua ounasteltiin verkkokauppojen, digitaalisten palveluiden, applikaatioiden, verkkosivustojen ja sosiaalisten medioiden pariin.
”Korona asetti yritykset uuden tilanteen keskelle. Oli opittava toimimaan nopeasti tavalla, joka oli joillekin yrityksille tavoitteena vasta joidenkin vuosien sisällä. Uskallus astua uuteen normiin tuotti tulosta. Verkossa tapahtuva kaupankäynti sekä virtuaaliset tapahtumat tulivat osaksi yrityksien arkea”, Vastakaiun toimitusjohtaja Katariina Tenhunen listaa.
57% yrityksistä, joilla on tuotetiedonhallinta käytössä koki kilpailukyvyn parantuneen koronan aikana, kun vain 33% niistä, joilla ei ole tuotetiedonhallintaa kokivat kilpailukykynsä parantuneen. 84% vastaajista pitää keskitettyä tuotetiedonhallintaa kriittisenä tulevaisuuden menestystekijänä.
Tuotetiedonhallinnan johtamiskarikot
Tuotetiedonhallinnan johtamisen tulee perustua strategiseen ymmärrykseen siitä mitä halutaan tehdä ja mitä halutaan muuttaa. Jos kokonaiskuvan pariin ei olla pysähdytty, muuttuu kehittäminen haastavaksi ja ajautuu helposti osaoptimointiin.
Toinen merkittävä kompastuskivi on ymmärryksen ja tuen puute.
”Yrityksen sisällä voi olla henkilöitä, jotka ovat halukkaita viemään muutosta eteenpäin, mutta ilman liiketoimintajohdon tukea tahojen intoa ei saada valjastettua ja jalkautettua muille. Tuen puute vaikuttaa automaattisesti myös resursointiin. Kun asiaa ei nähdä merkittävänä johdon tasolla, sille ei osoiteta myöskään työtunteja tai budjettia”, Andersson sanoo.
Koskaan ei ole liian myöhäistä havahtua nykytilanteeseen ja pyrkiä muutokseen tuotetiedonhallinnan parissa.
Organisaation asenne ja ymmärrys
Mikään ei tule käskemällä tai odottamalla. Vaan johtamisella.
Moni tutkimuksen vastaajista toi esille sen, että oma halu panostaa tuotetiedonhallinnan prosessiin latistui, koska muu henkilöstö ei nähnyt asiaa tärkeänä. Kun kokonaiskuva ei ole selvillä, ei sen kauaskantoisuuttakaan ole mahdollista havaita. Tämä taas luo tekemisestä vain tässä hetkessä seisovaa ja tempoilevaa. On erityisen tärkeää keskittyä siihen mitä kehitetään ja millä mentaliteetilla.
”Tuotetiedonhallinnan tulisi olla liiketoiminnan ytimessä ja saada rauhan kehittyäkseen. Pitkäjänteisyys ja asioiden aihekohtainen eteenpäinvieminen luovat perustaa, jonka päälle kehittää vahvaa tulevaisuutta”, Andersson sanoo.
Miten vaikuttaa yrityksessä vallitseviin asenteisiin ja luoda sitoutuneisuutta?
Yrityksessä, jossa tieto on valtaa, voi tuotetiedonhallinnan käyttöönotto aiheuttaa omat haasteensa ja joillekin henkilöille uhatuksi tulemisen tunnetta. Silloin on ensiarvoisen tärkeää kommunikoida mitä tapahtuu ja miksi, miten tuotetiedonhallinta auttaa kaikkia – myös tiedosta vastaavia henkilöitä – ja miten paljon positiivisia asioita se voi tuoda jokaisen työnkuvaan, kun tiedon jakaminen muuttuu avoimeksi ja läpinäkyväksi.
”Työntekijä voi saada miellyttävämpiä ja laajempiakin työtehtäviä, kun aikaa vapautuu tiedon kopioinnista ja tarkistamisesta muuhun. Ihmiset saadaan muutokseen mukaan, kun he tietävät miten he voivat siitä hyötyä”, Andersson kertoo.
