Artikkelit

Tuotetiedonhallinnan perusteet

Blogiteksti pohjautuu 18.2.2021 järjestettyyn Tuotetiedonhallinnan perusteet -webinaariin, jonka pääset katsomaan täältä. Webinaarin aiheena oli PIM perusteet ja käyttöönotto sekä tuotetietojen hakukoneoptimointi, ja se järjestettiin kumppanimme Avenlan kanssa.

78 % yrityksistä ei tarjoa yhtenäistä tuotekokemusta eri kanavissa.

Periscope™ Research

Monikanavainen asiakaskokemus

Kaupallisella tuotetiedonhallinnalla, eli product information managementilla (PIM), tarkoitetaan sellaisen informaation hallintaa, jolla tuetaan tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja markkinointia eri kanavissa. Tuotetiedonhallinnan keskiössä on hyvä asiakaskokemus, joka on läsnä koko asiakkaan ostopolun ajan. Asiakas kohtaa tuotteisiin liittyvää tietoa monissa eri kanavissa ja kohtaamispisteissä. Näin ollen laadukkaalla, merkityksellisellä ja yhtenäisellä tuotesisällöllä on merkittävä vaikutus asiakkaan kokonaisvaltaiseen tuotekokemukseen.

TUotetiedot asiakkaan ostopolun varrella

Tuotetiedot asiakkaan ostopolun varrella

Monikanavaisen markkinoinnin ja myynnin kannalta tuotetiedonhallinta mahdollistaa yhteneväisen tuotekokemuksen. Tavoitteena on, että asiakas löytää, tunnistaa ja ymmärtää tuotteen sillä tavalla, miten se on eri konteksteissa, kanavissa ja kohtaamispisteissä esitetty.

Ilman keskitettyä paikkaa, jossa markkinointi- ja myyntitietoa hallitaan, tieto on usein sirpaloitunut lukuisiin eri lokaatioihin ja järjestelmiin, joissa sitä hallinnoi useampi eri ihminen toisistaan tietämättä. Usein myös tiedon omistajuus on epäselvää ja tiedonhakuun kuluu ylimääräistä aikaa. Ennen kun voidaan kehittää hyvää tuotekokemusta myyntikanavissa, tuotetiedonhallinnan tulee olla sisäisesti kunnossa.

93 % pitää tarkkoja tuotekuvauksia ja kuvia verkkokaupan olennaisimpana ominaisuutena.

Posti 2019

Tuotetiedonhallinnan käyttöönotto

Adeona PIM on keskitetty tuotetiedonhallinnan alusta, jonka avulla luodaan parempia, monikanavaisia tuotekokemuksia ja tehostetaan tuoteprosesseja. Ohjelmiston ylläpitämisessä eri osastoilla ja henkilöillä on selkeät roolit, jolloin päivitetty tuotetieto on aina saatavilla ja systemaattisesti hallittu.

PIM ei kuitenkaan syrjäytä kaikkea, kuten ERP- ja CRM-järjestelmää, jotka hoitavat ydinliiketoimintaprosesseja, ja pitävät huolen logistiikasta ja myynnistä. Kun tuotetiedonhallinta otetaan käyttöön, prosessissa on yleensä kolme selkeää vaihetta:

1. Tuotetiedon yhdistäminen ja analyysi

Lähtötilanne ei ole optimaalinen, koska tietoa on lukuisissa eri paikoissa. Canterin asiantuntijat lähtevät asiakkaan kanssa liikkeelle analyysivaiheella, jolla kartoitetaan asiakkaan tietovarannot sekä tavat toimia. Analyysin avulla saadaan hyvä käsitys siitä, kuinka paljon tietoa on, missä se sijaitsee, ja mikä osa siitä on laadukasta.

2. Tiedon organisointi ja rikastaminen

Integraatioilla on selkä rooli siinä, kuinka tieto saadaan virtaamaan automatisoidusti – aina pyrkien yhden syötön periaatteeseen. Tässä vaiheessa tulee ymmärtää millaisia asiakkaiden tarpeet ovat, ja millaisia teknisiä ja sisällöllisiä vaatimuksia eri kanaviin kohdistuu. Tiedon organisointi vaatii myynti- ja markkinointikanavien analysoimista, jotta ymmärrämme mitä vaatimuksia järjestelmillä, medialla tai tiedostoilla on. Analysoinnin perusteella saadaan rakennettua hyvä, joustava tuotetietomalli keskelle PIM-järjestelmää, joka taas skaalautuu ja kehittyy aina liiketoimintatarpeiden mukaan.

3. Tiedon kanavointi ja julkaisu

Jotta voimme myydä ja palvella tiedolla monikanavaisesti, viimeinen vaihe keskittyy tiedon kanavointiin ja julkaisuun sekä tiedon siirtämiseen ja sähköisten palveluiden synkronointiin.

50 % johtavien yritysten analysoidusta datasta sisälsi virheitä.

GS1 2019

Tiedon virtaaminen arvoketjussa

Tyypillisesti kaupan alalla rakenne ja toimintatapa on se, että brändi tai valmistaja käyttää Adeona PIM-järjestelmää oman ERP- tai PDM-järjestelmän jatkeena. Tukku– tai vähittäiskaupassa taas nämä kaksi rajapintaa tulee hoitaa äärimmäisen hyvin – miten tietoa otetaan vastaan, kuinka se integroidaan omaan prosessiin ja kuinka loppuasiakkaita palvellaan.

Toimitusketjuissa on monesti eri työkaluja ja tapoja toimia, joten yrityksen kannattaa selvittää mitkä ovat tuotetiedonhallinnan kannalta parhaat ja tehokkaimmat toimintatavat. Esimerkiksi Suomessa markkinoiden ollessa vielä pienet, kannattaa globaalin yrityksen pohtia, kuinka tuotevirrat saadaan teknisesti automatisoitua, ja ovatko yrityksen vaikutusmahdollisuudet tarpeeksi suuret.

Toimivan tuotetiedonhallinnan kannalta tulee miettiä, kuinka kokonaisuutta kehitetään ja tehdäänkö oikeita asioita fiksuilla ratkaisuilla. Kansainvälisten yritysten suurimmat haasteet koskevat usein tuotetietojen käännöksiä tai päämiehen brändiportaalin joustavuutta. Kun riittävän analyysin jälkeen tuotetiedot on keskitetysti saatu PIM-järjestelmään, aukeaa iso mahdollisuus julkaisuautomaatioon ja prosessien automatisointiin.

Mitä tuotetiedonhallinta sisältää?

1. Tuotetiedon kerääminen

Tuotetiedon keräämiseen on paljon mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja, joista suosituimpana nähdään kaikille tuttu Excel. Kuitenkin, jos kahden järjestelmän välille on mahdollisuus rakentaa integraatio, tiedonsiirto automatisoidaan esimerkiksi tietojärjestelmäarkkitehtuurin avulla. Jo tiedonkeruun alkuvaiheessa on hyvä varmistaa datan laatu, jotta vältytään myöhemmin tuotetietojen ja datan turhilta siivoustalkoilta.

2. Tuotteiden ja tuotetiedon luokittelu

PIM-järjestelmä tarjoaa paljon eri luokittelumahdollisuuksia, esimerkiksi tuotetyyppikohtaisiin malleihin. Järjestelmässä tuoterakenne tulee miettiä fiksusti ja oikea tieto kytkeä oikealle tasolle. Yksityiskohtainen luokittelu on relevanttia erityisesti myynnin ja markkinoinnin kannalta, jotta järjestelmästä löytyy nopeasti oleelliset ja tarvittavat tuotetiedot.

3. Tuotetiedon rikastaminen

Tuotetiedon rikastamisen keskiössä on asiakkaiden kannalta relevantti sisältö ja onko siihen resursseja. Rikastamisessa keskitytään asiakaslähtöiseen tuotesisällön tuotantoon, mutta varsinkin kansainvälisessä kaupassa relevanttia on lisäksi kielikäännösten hallinta ja eri kulttuurien huomioiminen.

4. Tuotetiedon laatu

Vaihteleva tuotetietojen laatu rajoittaa tiedon hyödyntämisen mahdollisuuksia, ja heikentää sen löydettävyyttä. Hyvät tuotetiedonhallinnan työkalut auttavat varmistamaan tuotetiedon korkean laadun kaikissa julkaisukanavissa.

5. Tuotetiedon jakelu

Sähköisten palveluiden ja integraatioiden rajapintojen avulla tavoite on aina selkeä – oikea tieto synkronoituu oikeaan käyttöyhteyteen ja palveluun. Tietoa ei enää kopioida paikasta toiseen, vaan se julkaistaan automatisoidusti niin verkkopalveluihin kuin myyntimateriaaleihinkin.

ETIM ja muut alakohtaiset standardit

Yhtenäiset luokittelut tehostavat arvoketjua alusta loppuun

Tuoreen uutisen mukaan koko rakennusalaa edustavat LVI-Teknisen Kaupan liitto, Rakennustietosäätiö ja Sähköteknisen Kaupan Liitto ovat sopineet yhteistyöstä tuotetietojen tarjoamiseksi yhdestä yhteisestä kanavasta. Uudessa mallissa kaikilla rakennusalan toimijoilla on mahdollisuus saada kattavat, heidän tarpeitaan palvelevat tuotetiedot yhdenmukaisessa muodossa nopeasti, yksinkertaisesti ja kustannustehokkaasti yhdestä kanavasta.

Tämä uutinen on hyvä esimerkki yleisestä suuntauksesta, jossa alakohtaisia tuotetietoja keskitetään.

 

Miksi alakohtaisten tuotetietojen keskittäminen on tärkeää?

Yhtenäinen tapa luokitella tuotetietoja ja keskittää ne yhteen kanavaan tehostaa kaikkien alan arvoketjun toimijoiden tekemistä. Ilman yhtenäisiä käytäntöjä tuotetiedot liikkuvat arvoketjussa monissa eri muodoissa ja niiden hyödyntäminen eri toimijoiden järjestelmissä ja julkaisukanavissa vaatii manuaalista konvertointia sopivaan muotoon jokaisessa vaiheessa. Yhtenäisen toimintamallin avulla tiedot ovat suoraan hyödynnettävissä kaikkialla toimittajasta, kanavasta ja kielestä riippumatta. Jos järjestelmien rajapinnat ovat kunnossa, myös tuotetietoihin tehtävät läpi arvoketjun aina valmistajalta, maahantuojalle, suunnittelijalle ja loppukäyttäjälle saakka.

Toinen merkittävä etu luokittelusta on se, että tuotteen tietyn teknisen ominaisuuden löytäminen digitaalisesta ympäristöstä helpottuu. Esimerkiksi verkkopalveluiden fasetoidut (ominaisuustietoja hyödyntävät) haut luottavat vahvasti luokiteltuun ja eriteltyyn tuotetietoon. Tuotteet löytyvät teknisten ominaisuuksiensa ansiosta myös kansainvälisillä markkinoilla. Samalla tuotteita on myös helpompi vertailla keskenään.

Hyviä esimerkkejä tästä suuntauksesta ovat Sähkönumerot.fi-tuotetietopalvelu, joka sisältää 240.000 tuotteen tietoja sekä LVI-INFO – tuotetietorekisteri, josta löytyy noin 150 000 LVI-teknisen tuotteen tiedot.  Palveluiden tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden takaavat tiedon omistajat ja tuottajat eli valmistajat ja maahantuojat. Kaiken tämän mahdollistaa ETIM- eli European Technical Information Model –standardin käyttöönotto, joka asettaa teknisen tiedon yhteismitalliseen muotoon.

ETIM -standardin käyttö tukemassa liiketoimintaa

 

Adeona PIM -tuotetiedonhallinnan järjestelmä tukee alakohtaista luokittelua

Jo nyt Adeona PIM -tuotetiedonhallinnan järjestelmässä on mahdollista hyödyntää tehokkaasti ETIM -standardin mukaisesti luokiteltua tuotetietoa. Asiakkaat määrittelevät ETIM luokat, jotka heillä on käytössä, minkä pohjalta standardin mukaiset kentät muodostuvat Adeona PIM -tuotetiedonhallintaan. Adeona PIM -järjestelmästä tiedot puolestaan synkronoidaan tai julkaistaan kaikkiin tarvittaviin kanaviin.

Aivan yksiselitteistä ETIM -standardinkaan käyttöönotto ei ole. Tiedon tallennuksessa tulee ottaa huomioon lukuisia asioita liittyen mm. siihen missä tietoja käytetään ja minne niitä välitetään. Autamme asiakkaitamme mielellämme myös ETIM -standardiin liittyvien tietovirtojen suunnittelussa.

Meillä on jo lukuisia asiakkaita, jotka luokittelevat tietonsa ETIM -standardin mukaisesti. Tuotetiedot rikastetaan standardin mukaisessa muodossa Adeona PIM -järjestelmässä, minkä jälkeen ne ovat hyödynnettävissä kaikissa asiakkaan julkaisukanavissa sekä välitettävissä integraatioilla keskitettyihin tietopankkeihin tai esim. jälleenmyyjille.

– Janne Costiander, CTO Canter Oy

Jatkossa näitä luokituksia tullaan varmasti käyttämään myös muilla aloilla. Adeona PIM -järjestelmään on teknisen arkkitehtuurinsa takia helppo ottaa käyttöön myös muita alakohtaisia luokituksia.

Rajapinnoista ja niiden avoimuudesta

Modernin sovelluksen elinehto on toimiva julkinen API. Ennen kuin katsotaan tarkemmin, mitä API meidän näkökulmasta tarkoittaa ja miten niistä saadaan parhaat hyödyt irti, käydään läpi vähän perusteita.

API (Application Programming Interface) tarkoittaa sovellusrajapintaa, jota kautta sovelluksen tiedot ja toiminnallisuus on saavutettavissa sekä mahdollistaa ohjelmointityön sovellukseen tai sen osaan, esimerkiksi standardikirjastoon liittyen. Nämä rajapinnat voivat olla hyvin matalalla tasolla ja liittyä järjestelmän sisäiseen toimintaan. Esimerkiksi käytettävän Open Source -kirjaston kutsuihin järjestelmän sisällä. Tässä kirjoituksessa katsotaan kuitenkin tarkemmin julkisia rajapintoja. Niitä, joiden kautta sovellus on laajennettavissa tai integroitavissa, sekä sovelluksen tieto laajasti hyödynnettävissä.

API-keskeinen arkkitehtuuri

Perinteisesti sovellusrajapinnat on nähty enimmäkseen järjestelmien sisäisinä tai lähinnä integrointiin liittyvinä. Modernit sovellukset toimivat kuitenkin enemmän palveluina, ja filosofiana on järjestelmän helppo laajentaminen ja sen sisältämän tiedon laaja hyödyntäminen. Modernit sovellukset käyttävät ja tarjoavat jopa useita sovellusrajapintoja. Esimerkiksi sosiaalisen median sovellusten, kuten Facebook ja LinkedIn, käyttö perustuu pitkälti rajapintoihin joiden ympärille on tehty erilaisia käyttöliittymiä (selain, mobiili jne.).

API-keskeisessä arkkitehtuurissa sovellukset keskustelevat näiden julkisten rajapintojen kautta. Yksittäisen sovelluksen ohjelmointikielellä tai sisäisellä rakenteella ja logiikalla ei ole merkitystä, kun rajapinnat on tehty yleisten käytäntöjen mukaan. API-keskeinen arkkitehtuuri helpottaa myös päätelaiteriippumattomien sovellusten rakentamista. Esimerkiksi eri mobiilikäyttöjärjestelmille tehdyt sovellukset voivat käyttää samaa yleistä rajapintaa.

Adeona_PIM_2017

RESTful API

Kun käytetään yleisiä käytäntöjä ja de facto-standardeja, on sovellusten liittäminen helppoa ja datan hyödyntäminen tulee mahdolliseksi erilaisissa sovelluksissa.

REST (Representational state transfer) on tilaa tallentamaton HTTP-protokollaan perustuva arkkitehtuurimalli sovellusrajapintojen tekemiseen. Tyypillisesti REST API tarjoaa tiedon JSON (JavaScript Object Notation)- tai XML-formaatissa.  Me käytämme REST-rajapinnassamme JSON-formaattia, joka on avoin, luettavaan tekstiin ja attribuutti-arvo-pareihin perustuva vallalla oleva formaatti.

Avoin API

Yksi API-keskeisen arkkitehtuurin perusajatuksia on, että rajapinnat on avoimesti saatavilla ja niihin löytyy avoimesti saatavilla oleva hyvä dokumentaatio. Hyväkin rajapinta jää käyttämättä, jos sitä on hankala käyttää tai dokumentaatio ei ole saatavilla. Parhaimmillaan koko järjestelmän tietomassa sekä logiikka on saavutettavissa rajapinnan kautta. Näin järjestelmän liittäminen, integrointi tai laajentaminen omilla liittyvillä sovelluksilla on joustavaa.

Avoin rajapinta ei tarkoita sitä, että kaikki järjestelmän tieto on kaikkien saatavilla. Rajapintakutsut todennetaan ja järjestelmä voi sitten rajata kullekin rajapintaa kutsuvalle ne tiedot, joihin oikeudet riittävät.

Lue lisää Adeona PIM -rajapinnoista ->

Lisätietoja rajapinnoista muualla:

https://en.wikipedia.org/wiki/Application_programming_interface

https://en.wikipedia.org/wiki/Representational_state_transfer

Tuotetiedonhallinta Excelissä

Käyn säännöllisesti konsultoimassa asiakkaita tuotetiedonhallinnan ja julkaisuautomaation osalta. Kyseessä saattaa olla asiakas, joka vasta suunnittelee PIM-järjestelmän hankintaa, tai jo prosessinsa hionut toimija. Monesti konsultointikeikoilla tai koulutuksissa minulta kysytään,

 Miten tuotetiedonhallinta on yleensä ratkaistu?

Siihen näytän  kuvan:

tuotetiedonhallinta_excel

Vitsissä on kuitenkin myös totuus. Valitettavan usein tuotetiedonhallinta on ratkaistu useilla rinnakkaisilla ja päällekkäisillä Excel-tiedostoilla. Välttämättä prosessia ei ole juurikaan mietitty tai paremmasta tavasta ei ole tietoa.

Excel on loistava työkalu moneen asiaan. Meidänkin PIM-tuotteessa Excel-tiedostoilla voidaan tehdä massapäivityksiä tuotetietoihin tai ottaa tuotetietoa rikastettavaksi tai raportteina ulos. Exceliä voidaan käyttää CRM-järjestelmänä, BI-työkaluna jne. Excel on varmasti myös käytetyin PIM-järjestelmä. Excelin valinta työkaluksi on myös helppo ymmärtää: se on halpa, tietomalli on joustava ja monelle jo entuudestaan tuttu. Sen avulla tietoja on myös kohtuullisen helppo välittää muihin järjestelmiin.

Excel ei kuitenkaan sovi kaikkeen. Keskitettynä tuotetietokantana se harvoin toimii edes välttävästi. Tässä muutama perustelu:

Tietoturva
Miten varmistetaan, että tuotetiedon ”master” on varmistettu? Otetaanko Excel-tiedostoista varmuuskopioita? Kulkeeko koko yrityksen tuotetieto yksittäisen käyttäjän kannettavan mukana ympäri maailmaa? Jos käyttäjä tekee paikallisesti muutoksia, onko työasema varmistettu? Jos käyttäjä vahingossa poistaa koko välilehden, mitä tapahtuu?  Tallentuuko tieto, kuka muokkasi mitäkin tietoa ja milloin?

Tietomalli
Vaikka Excel-tiedostoon voidaan mallintaa hyvin erilaista tietoa, kuinka helposti se tukee seuraavaa:

  • Erilaisten tuotteiden erilaisten tietomallien mallintaminen (ja tiedonsyötön ohjaaminen sen mukaan)
  • Tuotteiden välisten relaatioiden tai linkkien määrittely
  • Tuotteisiin liittyvien kuvien ja liitetiedostojen liittäminen ja hallinta
  • Kategorioiden, ryhmien ja luokitteluiden hallinta

Myös erilaisten sääntöjen ja logiikoiden rakentaminen Exceliin on työlästä. Miten määritellään, että jokin tieto on pakollinen?

Monen käyttäjän tuki
Miten Excel-tiedosto tukee monen käyttäjän yhtäaikaista käyttöä? Onko eri roolien tarvitsemat tiedot eri tiedostoissa? Miten tiedot pysyvät ajantasalla? Onko viimeisin tieto yhteisessä Excelissä, vai onko käyttäjällä paikallinen kopio tiedostosta.

Kuvat
Miten tuotteisiin liittyvät kuvat hallitaan Excel-PIM:ssä? Luultavasti erillisessä verkkolevykansiossa? Miten kuvista tehdään sopivat versiot eri kanaviin? Automatisointi yksinkertaisissakin asioissa muodostuu joko vaikeaksi tai mahdottomaksi.

Haettavuus
Miten helposti tuotteet on haettavissa Excelistä? Jos tietomalli on hiemankaan monimutkainen, on tietoa luultavasti hajautettu useaan tiedostoon? Jos tuotteita on kymmeniä tai satoja tuhansia, ja attribuutteja vaikkapa pari sataa on Exceleissä soluja jo kymmeniä miljoonia. Ei kovin näppärää.

Integraatiot
Kuinka helppo Excelistä on tehdä aito järjestelmäintegraatio esim. verkkokaupppaan? Moderni PIM-järjestelmä tarjoaa rajapintoja, joista Exceliä käyttävät voivat vain unelmoida. Esim. JSON pohjainen REST-rajapinta tarjoaa loistavat mahdollisuudet järjestelmien helppoon integrointiin.

Käytettävyys
Onko Excel-käyttöliittymä suunniteltu tehokkaaseen tuotetiedon ylläpitoon? Tuskin.

Kanavat
Me PIM-maailmassa puhumme kanavista. Eli miten tuotetietoa käytetään erilaisissa myynnin ja markkinoinnin kanavissa. Kuinka helposti Excel-tietoa saadaan esim. sähköisiin kanaviin tai automatisoituihin printtiaineiston prosesseihin?

Ota yhteyttä, niin kerromme mielellämme lisää miten tuotetiedonhallinta kannattaa oikeasti ratkaista.