Artikkelit

PIM-määrittely – se onkin kivempaa kuin luulisit

Monelle jo pelkkä ajatus IT-määrittelyprojektista tuo tuskan hien pintaan. PIM-määrittelyissä on kuitenkin huomattavasti keskimääräistä IT-projektia helpompaa (ja kivempaa!), eikä tarvitse hävetä, vaikka ei kaikkea alan slangia valmiiksi osaisikaan.

Helmikuun loppupuolella aloitimme ensimmäiset uuden Adeona PIMin määrittelyt uuden asiakkaamme Meltexin kanssa. Meltexillä PIM -käyttöönottoa oli kypsytelty vuosia, kunnes lopulta kynnys ylittyi kun kanava- ja nimikemäärä jatkoi kasvuaan ja päällekkäisen ylläpidon tuska kävi liian suureksi.

Vaikka olenkin jo monissa PIM-määrittelytyöpajoissa istunut, itseänikin hiukan jännitti mikä kaikki muuttuu nyt ensi kertaa käsitellään uuteen PIMiin liittyviä asioita – huoli oli ilmisesti turha, sillä perusasiat ovat ja pysyvät.

Aloitimme pohtimalla sitä, missä  tuotetietoja tarvitaan, sillä sehän lopulta ratkaisee mitä tietoja aletaan keräämään ja hallinnoimaan. Listasimme koko joukon julkaisukanavia ja kohtaamispisteistä lähtien verkkokaupasta ja LVI infon sekä Rakennustiedon tuotetietopankeista aina myymälämarkkinointimateriaaleihin, etiketteihin, asiakkaiden ennakkotarjouksiin, hinnastoihin ja esitteisiin saakka. Pohdimme myös mitä erilaisia attribuutteja (vaikkapa väri, halkaisija, pituus, koko) eri tyyppisille tuotteille tarvitaan, jonka kautta samalla määriteltiin puolivahingossa tuotetietomallit, eli skeemat, kuten esim. Kaivot, Ponttonit ja Huippuimurit.

To Do PIM_edited

Tärkeä osa PIM-määrittelyä on tuotetiedonhallinnan prosessit: Mitä tapahtuu kun uusi tuote perustetaan ERP:stä PIMiin? Kuka vastaa kuvista ja kuka teknisistä tuotetiedoista? Kuka määrittelee mitkä tuotteet julkaistaan verkkokauppaan ja milloin? Määrittelyssä mietitään tyypillisesti jo varhaisessa vaiheessa vastuut ja omistajuus – kun kaikki tietävät mitä pitää tehdä ja milloin, onnistumiselle on huomattavasti paremmat edellytykset.

Lohduttavaa PIM-määrittelyissä on se, että lopulta harva asia on kiveen hakattu eikä kaikkea tarvitse päättää heti – esimerkiksi uusien attribuuttien perustaminen on muutaman minuutin homma ja skeemojen asetuksia voi muuttaa milloin tahansa, jos tarvitsee. Uusien julkaisukanavienkin käyttöönotto on lähtökohtaisesti helppoa, sillä kaikki PIMin tiedot saadaan jaettua vaikkapa uuden jälleenmyyjän verkkokauppaan vakiomuotoisen REST API –rajapinnan kautta. Määrittelyissä kannattaa kuitenkin miettiä asioita laaja-alaisesti, jotta ei vahingossa tehdä liian yksisilmäisiä ratkaisuja ja jätetä jotain olennaista huomioimatta. Suuri painoarvo on sillä, että määrittelyssä luodaan perusta laadukkaan tuotetiedon tallennukselle – kukaan tuskin haluaa kantaa vanhaa roskaa uuteen taloonsa.

Olisi huijausta sanoa, että PIM-projekti ei vaadi asiakkaalta juuri mitään – työpajoissa istumisen lisäksi aikaa kuluu tietomallin miettimiseen, tuotetietojen keräämiseen ja jatkojalostamiseen sekä muutosviestintään, mutta rakettitiedeosaamista ei edellytetä. Meltexiläiset olivat asioista harvinaisen hyvin jyvällä jo valmiiksi. Työpajoissa monesti vain totesimme ääneen hiljaisesti tiedostettuja asioita, pohdimme niitä uusista tulokulmista ja jalostimme ideoita vielä pari piirua eteen päin. Palkitsevaa on tieto siitä, että parin kuukauden päästä ajatukset ovat siirtyneet suunnittelupöydältä ja sekalaisista excel-tiedostoista PIMiksi. Ja fiksujen ihmisten kanssa on vaan tosi kiva tehdä töitä.

Lue myös:

Lue lisää uuden Adeona PIM -järjestelmämme ominaisuuksista teknisen johtajamme Janne Costianderin blogista ->

Miten PIM-järjestelmän käyttöönotto onnistuu?

Asiakkaat kysyvät usein projektin kick-offissa neuvoja, mitä pitäisi tehdä, että käyttöönottoprojekti onnistuisi. Tässä julkinen vastauksemme tuohon kysymykseen – seuraavat kolme kohtaa kannattaa hoitaa kunnolla:

1. Kiteytä tavoitteet 

Yksikään PIM-projekti ei ole alkanut ilman ns. pakottavaa liiketoimintatarvetta eli tavoitetta. Esimerkiksi:

  • ”Ammattilaisten työaika hyötykäyttöön.”
  • ”Myynnin ja tuoteviestinnän 300 % voimistaminen verkkokaupassa, tuote-esitteissä, myyjien puheenvuoroissa ja jälleenmyyjien sovelluksissa.”
  • ”Ulkoinen paine pakottaa muutokseen: ETIM:n myötä tuotetiedot kuntoon.”

Kiteytä tavoitteenne huoneentauluksi.

2. Viesti oikein
PIM_projekti_onnistuminen

Tunnistetut tavoitteet ja vaaditut muutokset tulee viestiä:

  • Oikeille henkilöille – Viestitkö vain tuote- ja markkinointipäälliköille, vai myös asiakkaille, kumppaneille ja tuleville asiakkaille? Teitkö tehokkaan ja selkeän sidosryhmäanalyysin, jonka pohjalta viestintä on helppo kohdentaa?
  • Oikeaan aikaan – Saako esim. johto kaiken tarpeellisen tiedon projektin aikana viestiäkseen sitä eteenpäin? Ovatko järjestelmän käyttäjät mukana ainoastaan kick-offissa ja käyttäjäkoulutuksessa vai elävätkö he mukana koko matkan?
  • Oikeilla tavoilla  Tyydytkö passiiviseen sähköpostiin, kierrätkö  kuukausien roadshown kanssa kaikki organisaatiosi kolkat läpi vai jotain siltä väliltä, projektin vaiheesta ja kohderyhmästä riippuen?

3. Sitoudu ja sitouta

Vain sitoutunut projektijohto pystyy sitouttamaan organisaation ja sidosryhmät muutokseen ja saamaan toimintatapojen muutoksen tehokkaasti aikaan. Sitoutumisesta seuraa juurtunut, pysyvä muutos.

Järjestelmän käyttöönottoon liittyy toki myös onnistunut määrittely ja toimiva kommunikaatio järjestelmätoimittajan kanssa. Ne ovat kuitenkin se helpompi osuus järjestelmän käyttöönotossa. PIM_projekti_viestintä

Sparraamme mielellämme kanssanne myös näiden asioiden tiimoilta! Otathan yhteyttä!

Kannattaa myös tutustua kollegani Katrin blogiin PIM määrittely – kivempaa kuin luulisit.