Artikkelit

7 Cs of PIM

Tuotetieto ja sen hallinta seitsemän C:n periaatteella

Tuotetieto ja sen hallinta on paljon muutakin kuin tuotteeseen liittyviä parametrejä. Tuotetieto on käsitteenä todella laaja ja voi pitää sisällään mitä tahansa, millä tuotteen ostaminen ja käyttäminen tehdään asiakkaalle helpommaksi. Tuotetietoa ovat niin videot, kuin käyttöohjeetkin. Tuotetiedon hallinta ei ole rakettitiedettä, mutta hyvin hoidettuna sillä voi saada merkittäviä tuloksia.

C niin kuin Canter. Olen kerännyt tähän seitsemän C:llä alkavaa englanninkielistä termiä, jotka kuvaavat seitsemän tärkeää asiaa, joiden avulla tuotetiedonhallinnassa menestyy.

Kerää tuotetieto

Collect – Kerää tuotetieto

Jotta asiakkaan tarvitsemaa tuotetietoa voi hallita, pitää se ensin kerätä yhteen keskitettyyn paikkaan. Yleensä tämä keskitetty paikka on niin kutsuttu PIM, eli tuotetiedonhallinnan järjestelmä. Tyypillisesti tuotetietoa löytyy erinäisistä Excel-tauluista, toiminnanohjaus- ja muista järjestelmistä, toimittajien nettisivuilta, verkkolevyiltä, painetuista katalogeista, hinnastoista jne. Moderneilla rajapinnoilla ja integraatiotyökaluilla tuotetietojen kerääminen tuotetiedonhallinnan järjestelmään saadaan hyvin pitkälti automatisoitua.

Yhdistä tuotetieto

Connect – Yhdistä tuotetieto

Olennainen osa tuotetietojen hallintaa on tuotetietovirtojen hallinta yrityksen IT-infrastruktuurissa eri järjestelmien kesken. Tuotetiedonhallinta pitäisikin aina aloittaa tarkastelemalla tätä kokonaisuutta. Ensin tutkitaan missä kaikkialla tuotetietoja on ja mihin kaikkialle niitä pitäisi saada. Seuraavaksi mietitään mikä on optimaalinen tapa kerätä perustietoa, rikastaa sitä asiakkaita varten tuotetiedoilla ja julkaista kaikkiin niihin kanaviin, joissa asiakkaat sitä tarvitsevat.

Työstä tuotetietoa yhteistyössä

Collaborate – Työstä tuotetietoa yhteistyössä

Tuotetietojen hallintaan osallistuvat useat eri ihmiset. Eri tekijöiden välinen yhteistyö ja sen tehostaminen ovatkin yksi tuotetiedonhallinnan keskeisimpiä teemoja. Tuotetiedonhallinnalla varmistetaan, että kun tietystä sisällöstä vastaava on sen kertaalleen syöttänyt oikeaan järjestelmään, on sisältö kaikkien sisältöä tarvitsevien ihmisten ja kanavien käytössä. Roolit ja vastuut määritellään yhdessä heti tuotetiedonhallinnan käyttöönoton alussa.

Tuotetieto sisällöt

Content – Tuotetieto sisällöissä

Niin tuotetiedonhallinnassa, kuin monessa muussakin asiassa laatu korvaa määrän. Kaikki lähtee kysymyksestä mitä tuotesisältöjä asiakkaamme tarvitsee? Ajattelua on myös hyvä syventää seuraavalle tasolle ja miettiä mitä sisältöjä asiakas tarvitsee ostopolkunsa eri vaiheissa. Asiakkaan huomio herätetään aivan eri sisällöillä (esim. tutkimustulos, jolla tuodaan näkyväksi asiakkaan tarve), kuin millä tuetaan ostopäätöstä (esim. tuotteen tekninen suorituskyky asiakkaalle kriittisessä käyttötilanteessa) tai tuotteen käyttöä (esim. huolto-ohjeet).

Tuotetiedonhallinnassa tulisi siis huomioida asiakkaan ostopolku yhtenä ulottuvuutena tuotetiedon luokittelussa. Tämän lisäksi tuotesisältöjen laatuun ja laadun hallintaan kannattaa ehdottomasti panostaa.

tuotetieto kaupankäynnissä

Commerce – Tuotetieto kaupankäynnissä

Liiketoiminta perustuu kaupankäyntiin ja tuotetiedonhallinnan perimmäinen tarkoitus on myydä enemmän tuotteita. Kun ostamisen esteitä poistetaan, myynti kasvaa. Verkkokauppa, jossa tuotteita pystyy hakemaan monipuolisilla suodattimilla ja vertailemaan keskenään tarjoaa hyvän alustan ostamiselle. Tällainen verkkokauppa tarvitsee taustalleen hyvin hallittua tuotetietoa, jonka parametrit on mietitty tukemaan asiakkaan tarpeita.

Toinen näkökulma kaupankäyntiin on nopeus – kuinka nopeasti uudet tuotteet saadaan myyntivalmiiksi myyntikanaviin. Kun tuotetietoprosessi on suunniteltu niin, että syöttämällä tuotetiedot kertaalleen keskitettyyn järjestelmään, ovat ne välittömästi hyödynnettävissä niin verkkopalveluissa, myymälöissä kuin tarjouksissakin, on asiakkaan helppo ostaa tuotetta siitä hetkestä lähtien, kun tuote on otettu valikoimaan.

Tuotetieto myyntikanavissa

Channels – Tuotetieto myyntikanavissa

Tuotetietoja tarvitaan yllättävän monessa kanavassa. Tuotekatalogin ja hinnaston rinnalle on tullut vuosien saatossa valtava määrä muita kanavia, kuten erilaiset verkkopalvelut, uutiskirjeet, hintalaput, pakkausetiketit, tuotetietokortit, tarjoukset, myymälänäytöt ja tuotemainokset.

Jokaisella kanavalla on oma käyttötarkoituksensa ja tämä heijastuu tarvittaviin tuotetietoihin. Hyllynreunaetiketissä tuotteen hinta saattaa olla pääosassa ja verkkosivuilla puolestaan katsotuinta tietoa voi olla kuvagalleria tuotteesta. Vaikka eri kanaviin julkaistaan eri tietoja, kannattaa ne silti hallita keskitetysti ja suodattaa kanavakohtaisesti. Näin säästetään valtava määrä päällekkäistä työtä ja varmistetaan yhtenäinen tuotekokemus asiakkaalle eri kanavien välillä.

Asiakasta palveleva tuotetieto

Customers – Asiakasta palveleva tuotetieto

Seitsemän C, johon lista päättyy, on itseoikeutetusti asiakkaat. Tuotetiedonhallintaa tehdään asiakkaille. Tuotekehitys- ja valmistusvaiheessa yrityksellä saattaa olla käytössään PDM- ja PLM -järjestelmiä, joissa tuotteita hallitaan enemmän sisäisten prosessien näkökulmasta. PIM -tuotetiedonhallinnan järjestelmä on sitä varten, että siellä nämä ERP:n, PDM:n ja PLM:n  SKU:t  muutetaan sopivilla sisällöillä rikastetuiksi asiakasta palveleviksi tuotteiksi, joita on helppo ostaa. Lue lisää tuotetiedonhallinnan asiakaslähtöisyydestä.

Conclusion – Yhteenveto

Tuotetiedonhallinnalla olemassa oleva tuotetieto kerätään yhteen ja rikastetaan palvelemaan asiakkaan tarpeita kaikissa ostokanavissa. Tuotetiedonhallinta yhdistää tekijät, taustajärjestelmät sekä myyntikanavat ja varmistaa, että asiakasta palvellaan aina oikeilla tuotesisällöillä. Tuotetiedonhallinta kasvattaa myyntiä ja on ennen kaikkea hyvää asiakaspalvelua.

Tämä seitsemän C:n lista on korkean tason yhteenveto tuotetiedonhallinnan prosessista. Aiheeseen sukellettiin syvemmin koulutuksessa, jonka järjestimme 6.6.2019.

Lue yhteenveto koulutuksesta täältä ->

PIM-määrittely – kivempaa kuin luulisit

Monelle jo pelkkä ajatus IT-määrittelyprojektista tuo tuskan hien pintaan. PIM-määrittelyissä on kuitenkin huomattavasti keskimääräistä IT-projektia helpompaa (ja kivempaa!), eikä tarvitse hävetä, vaikka ei kaikkea alan slangia valmiiksi osaisikaan.

Helmikuun loppupuolella aloitimme ensimmäiset uuden Adeona PIMin määrittelyt uuden asiakkaamme Meltexin kanssa. Meltexillä PIM -käyttöönottoa oli kypsytelty vuosia, kunnes lopulta kynnys ylittyi kun kanava- ja nimikemäärä jatkoi kasvuaan ja päällekkäisen ylläpidon tuska kävi liian suureksi.

Vaikka olenkin jo monissa PIM-määrittelytyöpajoissa istunut, itseänikin hiukan jännitti mikä kaikki muuttuu nyt ensi kertaa käsitellään uuteen PIMiin liittyviä asioita – huoli oli ilmisesti turha, sillä perusasiat ovat ja pysyvät.

Aloitimme pohtimalla sitä, missä  tuotetietoja tarvitaan, sillä sehän lopulta ratkaisee mitä tietoja aletaan keräämään ja hallinnoimaan. Listasimme koko joukon julkaisukanavia ja kohtaamispisteistä lähtien verkkokaupasta ja LVI infon sekä Rakennustiedon tuotetietopankeista aina myymälämarkkinointimateriaaleihin, etiketteihin, asiakkaiden ennakkotarjouksiin, hinnastoihin ja esitteisiin saakka. Pohdimme myös mitä erilaisia attribuutteja (vaikkapa väri, halkaisija, pituus, koko) eri tyyppisille tuotteille tarvitaan, jonka kautta samalla määriteltiin puolivahingossa tuotetietomallit, eli skeemat, kuten esim. Kaivot, Ponttonit ja Huippuimurit.

To Do PIM_edited

Tärkeä osa PIM-määrittelyä on tuotetiedonhallinnan prosessit: Mitä tapahtuu kun uusi tuote perustetaan ERP:stä PIMiin? Kuka vastaa kuvista ja kuka teknisistä tuotetiedoista? Kuka määrittelee mitkä tuotteet julkaistaan verkkokauppaan ja milloin? Määrittelyssä mietitään tyypillisesti jo varhaisessa vaiheessa vastuut ja omistajuus – kun kaikki tietävät mitä pitää tehdä ja milloin, onnistumiselle on huomattavasti paremmat edellytykset.

Lohduttavaa PIM-määrittelyissä on se, että lopulta harva asia on kiveen hakattu eikä kaikkea tarvitse päättää heti – esimerkiksi uusien attribuuttien perustaminen on muutaman minuutin homma ja skeemojen asetuksia voi muuttaa milloin tahansa, jos tarvitsee. Uusien julkaisukanavienkin käyttöönotto on lähtökohtaisesti helppoa, sillä kaikki PIMin tiedot saadaan jaettua vaikkapa uuden jälleenmyyjän verkkokauppaan vakiomuotoisen REST API –rajapinnan kautta. Määrittelyissä kannattaa kuitenkin miettiä asioita laaja-alaisesti, jotta ei vahingossa tehdä liian yksisilmäisiä ratkaisuja ja jätetä jotain olennaista huomioimatta. Suuri painoarvo on sillä, että määrittelyssä luodaan perusta laadukkaan tuotetiedon tallennukselle – kukaan tuskin haluaa kantaa vanhaa roskaa uuteen taloonsa.

Olisi huijausta sanoa, että PIM-projekti ei vaadi asiakkaalta juuri mitään – työpajoissa istumisen lisäksi aikaa kuluu tietomallin miettimiseen, tuotetietojen keräämiseen ja jatkojalostamiseen sekä muutosviestintään, mutta rakettitiedeosaamista ei edellytetä. Meltexiläiset olivat asioista harvinaisen hyvin jyvällä jo valmiiksi. Työpajoissa monesti vain totesimme ääneen hiljaisesti tiedostettuja asioita, pohdimme niitä uusista tulokulmista ja jalostimme ideoita vielä pari piirua eteen päin. Palkitsevaa on tieto siitä, että parin kuukauden päästä ajatukset ovat siirtyneet suunnittelupöydältä ja sekalaisista excel-tiedostoista PIMiksi. Ja fiksujen ihmisten kanssa on vaan tosi kiva tehdä töitä.

Lue lisää uuden Adeona PIM -järjestelmämme ominaisuuksista teknisen johtajamme Janne Costianderin blogista ->