Mitä kulmahuoneen pitää tietää tuotetiedonhallinnasta?
Webinaarissamme keskustelimme Peikko Groupin liiketoimintajohtajan kanssa siitä, mikä saa johdon heräämään keskitetyn tuotetiedonhallinnan tarpeeseen.
Artikkelit
Asiakaskokemus, vastuullisuus ja rikastavat sisällöt tuotetiedonhallinnan keskiössä
Tuotetiedonhallinnan merkitys tulevaisuuden menestystekijänä
Tuotetiedonhallinta ja sen merkitys nousivat esiin Vastakaiun toteuttamassa Kaupallisen tiedonhallinnan nykytila ja tulevaisuus Suomessa -tutkimuksessa sekä tänä vuonna että viime vuonna. Noin 80 % tämän vuoden tutkimukseen vastanneista kokee tuotetiedonhallinnan olevan yritykselleen ratkaiseva menestystekijä, ja loput 20 % piti sitä tärkeänä tekijänä.
Yksi selkeimmistä esiin nousseista teemoista on halu parantaa asiakkaan ostokokemusta. ”On selvää, että vastaajat haluavat vastata asiakkaiden nykyajan odotuksiin tuotetiedon laadun suhteen. Tuotetiedon rikastamistavat ovat joillekin vielä epäselviä, mutta tavoitteena on erottua alan kilpailijoista”, sanoo Vastakaiun toimitusjohtaja Katariina Tenhunen.
Vastaajat, joilla on jo PIM-järjestelmä käytössä, kokivat käyttöönottoprosessin selkiyttämisen ja automatisoinnin tehokkaan käytön haastavina. Myös integraatioiden tehokkaampi käyttö sekä itse tuotetiedonhallinnan kokonaiskuvan ymmärtäminen koettiin haastavana.
Toisaalta ne vastaajat, joilla ei ole vielä käytössä tuotetiedonhallinnan järjestelmää, kokevat tarvitsevansa sellaista. Kun toteutus tehdään organisaation infrastruktuuriin sopivaksi, prosessin aikana analysoidaan vahvasti tuotetiedonhallinnanjärjestelmän tarvetta ja käyttöä sekä prosessien yhtenäistämistä eri osastojen kesken.
Tuotetietojen yhtenäisyys ja kestävä kehitys tähtäimessä
Kaikista vastaajista 45% kokee pystyvänsä tarjoamaan yhteneväisen tuotekokemuksen markkinointikanavissaan. Niiden vastaajien keskuudessa, joilla on käytössä PIM-järjestelmä, luku on 60 %. Lähes kaikki vastaajat näkevät parantamisen varaa siinä, että tuotetiedot säilyvät identtisinä kaikissa kanavissa.
Kestävyys yrityksen viestinnässä oli myös yksi tämän vuoden tutkimuksen teemoista. Vastaukset antoivat hyvin yksimielisen kuvan: kaikki vastaajat näkevät vastuullisuusviestinnän ainakin jollain tasolla tärkeänä tekijänä ja tiedostavat sen merkityksen asiakkaille. Avoimissa kysymyksissä kävi myös selväksi, että yritykset haluavat parantaa vastuullisuustoimiaan ja sisällyttää sen tuotetietoihinsa.
”Vastaajien selityksissä mainittiin, että vastuullisuusviestintä vaikuttaa asiakkaiden ostokäytökseen. Asiakkaiden ostokäyttäytyminen on avaintekijä, jonka mukaan yritykset sopeuttavat toimintaansa, eri toimialoilla. Asiakkaat ovat yhä vaativampia. Yrityksen kyky sopeutua nopeasti näihin muutoksiin on valtava kilpailuetu, kuin myös yrityksen kyky viestiä kestävän kehityksen näkökohdista asiakkaille ja sisällyttää ne tuotetietoihin.” Katariina kertoo.
Tuotetietojen rikastaminen erottautumiskeinona
Viime vuoden tutkimukseen verrattuna rikastetun tuotetiedon merkitys on kasvanut entisestään. Jopa 90 % vastaajista pitää rikastettua tuotetietoa erittäin tärkeänä tekijänä yrityksen toiminnassa. Kuitenkin kun tutkimuksessa kysyttiin, kuinka paljon vastaajien organisaatiot personoivat tuotetietoja asiakkaan ostopolun ostovaiheiden mukaisesti, vain 10-20 % vastaajista ilmoitti käyttävänsä tätä menetelmää aktiivisesti.
Osa tuotetiedon rikastamisprosessia on tietää, mitä tietoa kohdeasiakkaat etsivät. 89 % kaikista vastaajista sanoi, että asiakaskokemus on heillä tuotetiedonhallinnan kehittämisen keskipisteessä. Kuitenkin vain 38 % vastaajista kysyy palautetta asiakkailtaan vuosittain. Noin 46 % vastaajista ei kerää palautetta lainkaan.
Kaupallisen tuotetiedonhallinnan nykytila Suomessa
Asiakastyytyväisyys ja sen jatkuva parantaminen olivat keskeisiä tekijöitä tämän vuoden kaupallisessa tuotetiedonhallinnan tutkimuksessa. Vastauksista kävi ilmi, että suurin osa vastaajista ei edelleenkään kerää aktiivisesti palautetta tuotetiedoistaan, mikä näkyy selvästi alempana asiakastyytyväisyytenä. Toisaalta vastaajien keskuudessa yleisin vastaus oli, että tuotteen tai yrityksen kestävää kehitystä koskevien tietojen mukaan ottaminen on sekä yksi tulevaisuuden trendeistä että yksi tuotetiedon avaintekijöistä.
Tuotetiedonhallinta koettiin tärkeäksi kaikkien vastaajien keskuudessa. Vastaajat, joilla on käytössään PIM-järjestelmä, kokivat sen olevan erittäin hyödyllinen niin liiketoiminnan ja asiakaskokemuksen kuin niiden kehittämisen kannalta. Monet yritykset harkitsevat myös uusien teknologioiden lisäämistä liiketoimintaansa, ja ne jotka eivät ole vielä ottaneet tuotetiedonhallinnan järjestelmää käyttöön organisaatiossaan, harkitsevat vahvasti hankkivansa sellaisen. Yleensä yritykset eivät ole vielä hankkineet tuotetiedonhallinnan järjestelmää siksi, että yrityksen päättäjät kokevat, ettei heillä ole tarpeeksi tietoa asiasta, ja ovat siksi lykänneet toteutusta.
Tuotetiedonhallinnan strateginen merkitys
Vastaajista 90% pitää tuotetiedonhallintaa tulevaisuuden strategisena menestystekijänä. Kuitenkin vain kaksi kolmasosaa vastaajista näkee tuotetiedonhallinnan tietyssä roolissa yrityksen toiminnassa. Vastaajat jotka toimivat tuotetiedonhallinnan parissa, pitivät tuotetiedonhallintaa selkeästi tärkeämpänä verrattuna muuhun yritykseen.
Vastaajat, jotka pitivät tuotetiedonhallintaa tärkeänä menestystekijänä liiketoimintansa kannalta, näkivät selvästi sen tuomat edut. Tehokkaan tuotetiedonhallinnan avulla yrityksellä on mahdollista erottua kilpailijoistaan positiivisesti. Vastauksissa nousikin esille, että tuotetiedonhallinnan järjestelmä on lisännyt asiakastyytyväisyyttä ja parantanut asiakaskokemusta.
Viimeisimpänä mutta ei vähäisimpänä vastauksista löytyi myös yrityksissä nähdyt muut hyödyt. ”Tuotetiedonhallinnan tuomat edut eivät siis näy vain asiakkaiden keskuudessa ja myynnin kasvussa, vaan myös yrityksen toiminnassa. Tuotetiedonhallinnan ansiosta vastaajat ovat havainneet tehokkuuden kasvua yrityksen sisällä arjen toiminnassa sekä organisaation sisäisessä infrastruktuurissa. Yksi tapa, jolla tämä voidaan havaita, on automatisoidut menettelyt, jotka vähentävät manuaalista työtä ja stressiä siitä, ovatko tuotetiedot oikein ja ajan tasalla. Pääasiallinen avoin kysymys, joka tästä jää, on, pystyykö johtotaso näkemään nämä edut?” Tutkimuksen toteuttaneen yrityksen, Vastakaiun, toimitusjohtaja Katariina kertoo.
”Yritysmaailman nopea muutos on väistämätöntä. Sopeutuminen ja reagointi yrityksen ympärillä tapahtuviin muutoksiin on erittäin tärkeää. Kun hallitset tuotetietojasi, on esimerkiksi helppoa päästä uusille markkinoille. PIM – järjestelmä mahdollistaa sekä tehokkaan tuotetiedon hallinnan että yrityksen laajentumisen ja kasvun.” – Patrik Palatz, toimitusjohtaja, Canter Oy
Tuotetiedonhallinnan johtaminen ja uusien teknologioiden käyttöönotto
Kuten yllä olevasta kuvasta näkyy, vastaajat, joilla on käytössä PIM-järjestelmä, ovat 31% tyytyväisempiä tuotetietojensa johtamiseen kuin vastaajat, joilla ei ole (52 % vs. 21 %). ”’Tyytyväinen’ tai ’äärimmäisen tyytyväinen’ vastanneet toivat esille, että tiedonkulku yrityksen sisällä on paljon enemmän suunniteltua ja ”sovittujen yhteisten sääntöjen” mukaista, ja että tämä on yksi avaintekijöistä laadukkaiden tuotteiden tuotannossa sekä tiedon hallinnassa kokonaisuudessaan”, Katariina sanoo.
Mitä tulee uusiin teknologioihin, erityisesti tekoälyyn, niiden hyödyntäminen lähitulevaisuudessa tuntui vastaajien keskuudessa tänä vuonna vähemmän todennäköiseltä verrattuna viime vuoteen. Monet näyttävät odottavan teknologioiden muuttuvan kehittyneemmiksi ja vastaavan tarkemmin heidän tarpeisiinsa. ”Kiinnostusta uusia teknologioita kohtaan vastaajien keskuudessa näyttää olevan paljon, mutta monet ovat kuitenkin todenneet, että niistä saadut kokemukset ovat toistaiseksi tuntuneet epätyydyttäviltä. Silti vastaajat ovat edelleen kiinnostuneita uusista teknologioista ja etsivät tapoja sovittaa ne organisaatiorakenteeseensa”, Katariina kertoo.
Parhaat opit ja vinkit tuotetiedonhallinnasta
- Varmista, että pohjatyö on tehty ja valmis PIM-toteutukseen
- Selvitä nykyiset ja tulevat tarpeet, joihin PIM-järjestelmä voi vastata
- Sijoita upeaan PIM-järjestelmään sekä loistavaan PIM-kumppaniin
- Varmista, että tuotetietoja koskevat perussäännöt ovat selkeät koko organisaatiossa
- Varmista sekä tuotevalikoiman että toimintamallien laatu
- Kuuntele asiakkaiden tarpeita alusta alkaen
- Mitä asiakkaat haluavat ja odottavat tuotetiedoiltasi?
- Kouluta tuotetiedoista vastaavat henkilöt
- Korosta laadukkaan tuotetiedon merkitystä ja tee selväksi, että kyseessä on jatkuva projekti pienin askelin kohti jatkuvaa parantamista
Varmista paikkasi tuleviin syventäviin webinaareihin
Tuotetiedonhallinnan ammattilaisten parhaat vinkit & opit vuosien varrelta
Ymmärretäänkö tuotetiedonhallinnan mahdollisuudet oikeasti kulmahuoneessa?
Miten asiakkaiden kasvaneet odotukset näkyvät kaupallisen tuotetiedon hallinnassa?
PIM:in pitää olla helppoa
Me Canterilla työskentelemme joka päivä sen eteen, että tuotetiedonhallinta (PIM, Product Information Management) olisi mahdollisimman helppoa. Kuten monessa muussakin asiassa, myös tuotetiedonhallinnassa menestyvät ne, jotka pystyvät tekemään monimutkaisesta helppoa.
Vaikka eihän tuotetiedonhallinta ole monimutkaista.
Ainakaan sen ei meidän mielestä tarvitse olla. Muutamia perusperiaatteita noudattamalla pärjää jo pitkälle. Perusidea on jokaisessa yrityksessä sama, vaikka toimiala- sekä yrityskohtaisia eroja löytyy.
PIM ei ole tietojärjestelmähanke.
Se on uuden toimintatavan käyttöönottamista, johon liittyy muutosjohtamista sekä manuaalisten prosessien automatisointia. PIM-järjestelmä ei tee kaikkea automaattisesti vaan se toimii mahdollistajana. Jotta tuotetiedonhallinta olisi asiakasyrityksessämme mahdollisimman helppoa, olemme kiinnittäneet huomiota erityisesti seuraaviin asioihin ja kehittäneet näitä aktiivisesti.
Helppo hankinta
Meidän mielestämme tietojärjestelmän hankinta ei saa olla monimutkaista, vaan pitäisi miettiä miten käyttö ja prosessit muodostetaan mahdollisimman tehokkaiksi. Lähtökohta kannattaa yleensä olla, miten PIM-järjestelmä tukee nykyisiä järjestelmiä, jollei sitten olla tekemässä kaikenkattavaa IT-järjestelmäuudistusta. Mitä enemmän asiakkaamme käyttää PIM-järjestelmää ja hyödyntää sen sisältämää dataa, sen suuremmat ovat asiakkaamme saamat hyödyt.
Hankinnan helppouteen vaikuttaa myös:
- sopimuskauden pituus – me uskomme tuottamaamme lisäarvoon, emme pitkiin sopimuskausiin
- mahdollisuus aloittaa pelkällä määrittelyllä
- millaista koulutusta käyttöönotto sisältää
- miten asiakasta tuetaan muutosjohtamisessa
- järjestelmän toimitus SaaS-palveluna tai asennettuna omaan infraan
Helppo käyttöönotto
Käyttöönoton helppous auttaa järjestelmän saamisessa tehokkaaseen käyttöön. Kun tausta on kunnossa, muutoksenkin johtaminen on helpompaa.
Helppo käyttöönotto tarkoittaa montaa asiaa:
- kuinka hyvin määrittely on johdettu ja valmisteltu
- viilatut toimintatavat ja toimialakohtainen tuotteistus
- järjestelmän asennuksen ja parametrisoinnin helppous
- toimivat sovellusrajapinnat (API) helpottavat integrointia
- tuotteistetut toimintatavat ja konnektorit yleisimpiin järjestelmiin
Helppo käyttö
Helppokäyttöinen käyttöliittymä motivoi käyttäjiä ylläpitämään tuotetietoa ja ottamaan kaiken hyödyn irti datasta.
Hyvä käyttökokemus koostuu lukuisista asioista, joista tässä vain muutama:
- loogisesti toimiva, luotettava käyttöliittymä
- hakutoiminnot, jotka toimivat kuin ajatus, mutta vain nopeammin
- älykkäät ehdotukset
- massamuokkaustoiminnot, import ja export; korostuvat varsinkin suurten nimikemäärien kanssa
Helppo integrointi
PIM-järjestelmä toimii harvoin itsekseen. Tyypillisesti se on integroitu vähintään yhden muun järjestelmän kanssa, mutta useimmin järjestelmiä on enemmän, joita voivat olla esimerkiksi ERP ja verkkokauppa.
Myös järjestelmien integraation tulee olla helppoa. Hyvin dokumentoitu, yleisiä standardeja noudattava API helpottaa ja nopeuttaa kaikkien tekemistä. Tieto saadaan liikkumaan eri järjestelmien välillä tehokkaasti ilman massiivisia integraatioprojekteja.
Helppo laajentaminen ja datan hyödyntäminen
Me haluamme auttaa asiakkaitamme hyödyntämään tuotetietoa tehokkaammin. Kun PIM-järjestelmän rajapinnat on toimivat ja avoimet, voi tuotetiedon päälle rakentaa helposti datalähtöisiä sovelluksia. Näin asiakkaamme voi hyödyntää kulloinkin parhaaksi katsomaansa osaamista ja kumppania.
5 vinkkiä tekoälyn ja uusien teknologioiden haltuunottoon
Tämä blogi käsittelee tekoälyä ja uusia teknologioita tuotetiedonhallinnan näkökulmassa. Kirjoitus pohjautuu webinaariin – ”Tuotetiedonhallinnan tulevaisuus – tekoälyt ja uudet teknologiat”. Webinaarissa käsiteltiin aiheeseen liittyviä kompastuskiviä, joita yritysten olisi hyvä huomioida sekä vinkkejä siitä, mitä olisi hyvä tehdä, jottei jää kilpailussa muiden jalkoihin. Webinaarissa asiantuntijoina toimivat Canterin tuotetiedon hallinnan seniorikonsultti Katri Koskentalo ja myynti- ja markkinointijohtaja Minna Andersson sekä tutkimustoimisto Vastakaiun CEO Katariina Tenhunen.
Webinaarin taustamateriaalina toimi Canterin toteuttama laaja tutkimus tuotetiedonhallinnan tilasta Suomessa vuonna 2021.
Kyvykkyydet tekoälyn ja uusien teknologioiden hyödyntämisessä mietityttävät
Tutkimustulosten mukaan vain puolet vastaajista arvioi yrityksensä kyvykkyyden uusien teknologioiden hyödyntäjänä hyväksi ja vain 41 % on tyytyväinen tämän hetkiseen tapaan hyödyntää uusia teknologioita liiketoiminnassa. ”Vastauksissa saattaa heijastua se, että ihmiset mieltävät tekoälyn ja uudet teknologiat tosi eri tavoilla: toisille pelkkä Teamsin käyttöönotto tarkoittaa sitä, että ollaan digitalisoiduttu ja toisille vasta sitä, että “tekoäly” tekee lähestulkoon kaiken automaattisesti ja ajatuksia lukemalla.” Katri pohtii.
Kuitenkin valtaosa vastaajista kokee, että on paljon mahdollisuuksia, joita ei ole vielä täysillä otettu käyttöön. ”Jos perusta, eli keskitetysti hallitut, laadukkaat tuotetiedot ja tuotetietomalli on kunnossa, on uusien teknologioiden käyttöönottoonkin paremmat valmiudet ja mahdollisuudet. Lisäksi yksi ensimmäisistä edellytyksistä on myös modernit, tehokkaat API-rajapinnat, joiden kautta tietoja on mahdollista jakaa kaikkiin julkaisukanaviin.”
Lähde: Kaupallinen tuotetiedonhallinta Suomessa 2021, Canter Oy
”Pahin kompastuskivi on se, jos et tee mitään”
Yritykset innostuvat helposti uusista teknologioista, ja tunnistavat hyvin niiden tuomia mahdollisuuksia. ”Mielestäni pahin kompastuskivi on ehkä se, että ei tehdä mitään, vaan jäädään vain odottelemaan, että tulee se täydellinen ”tekoäly”, joka tekee ihan kaiken automaattisesti.” toteaa Katri Koskentalo. ”Toinen on se, yritykset eivät täysimääräisesti hyödynnä analytiikkadataa tai selvitä mitä asiakkaat oikeasti kaipaisivat. Esimerkiksi verkkokaupan analytiikkaa ei monesti systemaattisesti käytetä asiakkaiden ostokäyttäytymisen seuraamiseen; mitä he ostavat tai eivät ja miksi ja miten tehdyt muutokset vaikuttavat ostokäyttäytymiseen.” hän jatkaa.
Selkeä kompastuskivi on myös se, että keskitytään liikaa sisäisiin prosesseihin, ja unohdetaan seurata ympäröivää maailmaa ja asiakastarpeita. ”On tärkeää jatkuvasti seurata sitä, mitä ja miten asiakkaat haluavat tuotteita ostaa, ja olla valmiina reagoimaan muuttuviin tarpeisiin”, Minna Andersson sanoo. ”Asiakastarpeet elävät ja muuttuvat koko ajan. Mielestäni asiakaskäyttämisen seuraamisen tarpeellisuutta ei tässä suhteessa voi tarpeeksi alleviivata.” hän jatkaa.
5 vinkkiä uusien teknologioiden haltuunottamiseen
- Perusta kuntoon
- Panosta tuotetietomalliin ja hyviin API-rajapintoihin, joiden kautta voit jakaa ja vastaanottaa tietoja
- Automatisoi ja tehosta rutiiniprosesseja – varmista, että sinulla on tehokkaat työkalut, joista otat täyden hyödyn irti
- Pidä tavoite kirkkaana, seuraa ja analysoi
- Hyödynnä esim. verkkokaupan analytiikkatietoja tuotetiedon hallinnan raportoinnissa ja rikastuksen ohjauksessa
- Pysy koko ajan kartalla asiakkaidesi tarpeista ja selvitä miten asiakkaasi haluaisivat ostaa ja mitä palveluja he oikeasti tarvitsisivat
- Yhdistä sähköisiä kyselyitä, analytiikkadataa ja käyttäjähaastatteluja
- Personoi ja kohdenna
- Tunne asiakkaasi myös verkkopalveluissa ja kohdenna tarjontaa asiakkaan kiinnostuksen mukaan
- Panosta videosisältöihin ja kuviin – myös 360° ja 3D
- Pysy ajan hermolla, kehitä jatkuvasti ja kokeile rohkeasti!
- Vastuuta verkkopalveluiden kehitys, aseta tavoitteita ja seuraa, että asia etenee
- Kehitystä kannattaa tehdä koko ajan, vaikka pienin askelin
- Mittaa onnistumista ja ole valmis muuttamaan suuntaa tarvittaessa
PIM haltuun kolmessa tunnissa
Haluatko tietää kuinka liiketoimintanne saa täyden hyödyn irti tuotetiedonhallinnasta? Tule oppimaan kaikki oleellinen tuotetiedonhallinnasta PIM Crash Course -koulutukseen Espoossa 19.1.2022.
Järjestämme suositun koulutuksen jo viidennettä kertaa toimistollamme Espoossa tai koronatilanteen niin vaatiessa etänä. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan!
Luovu Excel-taulukoista ennen kuin on liian myöhäistä
Käytetäänkö teillä Excel – taulukoita tuotetiedon hallintaan?
Onko yrityksessäsi kasapäin Excel-taulukoita, joissa käsittelette päämiehiltänne saatua tietoa? Lähetättekö käännöstiedostoja käännöskumppanillenne? Lähetättekö tuotetietoja asiakkaillenne ja jälleenmyyjillenne Exceleissä? Entä tarjoatteko tuotteitanne kauppapaikoissa, jonne tiedot toimitetaan Exceleissä? Pyörittääkö teillä iso joukko porukkaa isoa joukkoa yrityksellenne arvokasta tuotetietoa Exceleissä?
Mikäli vastasit myöntävästi yhteenkään edellä mainittuun kysymykseen, kannattaa jatkaa lukemista.
10 käyttötapausta, joissa Excel on harvoin paras työkalu:
- Kun työskentelette useiden tietolähteiden kanssa – esimerkiksi jos yrityksellänne on useita toimittajia ja taustajärjestelmiä, on tiedon kokoaminen yhteen taulukkoon helposti melko haastavaa.
- Tuotteisiin liittyvien kuvien ja muiden tiedostoliitteiden hallinta
- Yhtäaikainen editointi – kun useampi henkilö yrityksessä syöttää tai ylläpitää tuotetietoa, ja kun halutaan muodostaa työnkulkuja
- Kun tuotetiedonhallintaa tai tiedon näkyvyyttä halutaan rajoittaa käyttöoikeuksin.
- Versionhallinta ja sisällön palautus – jos useita ihmisiä työskentelee tuotetiedon parissa, on vaikea hahmottaa mikä tieto on päivitetty ja mikä ei.
- Tiedon validointi – sen varmistaminen, että tieto on syötetty oikeassa muodossa
- Lakien ja sääntöjen mukaisen tuotetiedon hallinta
- Tuoteryhmäkohtaisten tuotetietomallien hallinta
- Taxonomioiden ja struktuurien rakentaminen tuotetiedoille
- Tuotetietojen julkaisun automatisointi kaikkiin myynti- ja markkinointikanaviin on mahdotonta suoraan Excelistä. Tämä hidastaa markkinoilletuontiaikaa ja kasvattaa työmäärää.
Näiden lisäksi on hyvä muistaa Excelin tietoturva. Onko Excel-tuotetietomasterista aina tarvittaessa saatavilla varmuuskopiot?
Miksi siis yrityksessänne käytetään laskentataulukoita tehtäviin, joihin niitä ei ole tarkoitettu?
Excelille on nimittäin olemassa erinomainen vaihtoehto. Sitä kutsutaan nimellä PIM (Product Information Management) eli tuotetiedon hallintaan varta vasten kehitetty ohjelmisto. PIM ratkaisee ne haasteet, joihin Excel-taulut eivät pysty, koska se on rakennettu erityisesti tuotetietojen keskitettyyn hallintaan verkkosivuja, verkkokauppoja, tuoteluetteloita, myymälöitä ja muita julkaisukanavia varten.
Kaikki kymmenen ylläkuvattua käyttötapausta on PIM-ohjelmistossa vakiotoimintoja.
Kuinka PIM vaikuttaa liiketoiminnan menestykseen?
PIM voi lisätä merkittävästi yrityksen tuottavuutta tuotetietojen käsittelyssä ja organisoinnissa. Se ei kuitenkaan ole koko totuus. Kokemuksemme mukaan kustannus- ja ajansäästö tehokkaamman työskentelyn kautta on vain yksi hyöty, jota yritykset tuotetiedonhallinnalla hakevat.
Toinen merkittävä liiketoiminnallinen hyöty tulee liikevaihdon kasvusta. Tuotetiedonhallinnan avulla on mahdollista tarjota entistä parempia tuotesisältöjä eri kohtaamispisteissä asiakkaan kanssa. Tämä vaikuttaa suoraan asiakaskokemukseen, ja konversioasteeseen. Asiakkaiden on helpompi löytää ja ostaa tarvitsemansa tuote, ja näin myynti kasvaa. PIM:iä käyttävien yritysten on myös entistä helpompi myydä monikanavaisesti, ja tutkitusti asiakkaat, jotka asioivat myyvän yrityksen kanssa useammissa kanavissa ostavat useammin.
Eikä siinä vielä kaikki. Hyvät tuotetiedot mahdollistavat laadukkaampaa ostamista, mikä vaikuttaa suoraan tuotepalautusten määrään.
Toisin sanoen, Excel-taulukoiden käytön vähentäminen väärissä käyttötarkoituksissa ja PIM:n käyttöönotto ei ole vain jokapäiväistä tehokkuutta. Se on ennen kaikkea mahdollisuus muutokseen. Kuulostaako hyvältä?
Tekoäly ja uudet teknologiat tuotemyynnin tukena
Tässä artikkelissa Canterin myynti – ja markkinointijohtaja Minna Andersson kertoo, kuinka tekoälyn ja uusien teknologioiden tuomat mahdollisuudet vaikuttavat tuotetiedonhallinnan tulevaisuuteen. Kirjoitus pohjautuu webinaariin – ”Tuotetiedonhallinnan tulevaisuus – tekoälyt ja uudet teknologiat”. Webinaarissa asiantuntijoina toimivat Minnan lisäksi Canterilta tuotetiedonhallinnan asiantuntija Katri Koskentalo ja Vastakaiku tutkimustoimiston CEO Katariina Tenhunen.
Webinaari on osa Canterin tutkimukseen Kaupallinen tuotetiedonhallinta Suomessa 2021 -pohjautuvaa webinaarisarjaa. Tutkimuksessa selvitettiin suomalaisilta yrityksiltä tuotetiedonhallinnan nykytilaa ja tulevaisuutta. Tutkimus kohdistettiin yrityksille ja päättäjille, jotka työskentelevät tuotetiedonhallinnan parissa.
Uusien teknologioiden käyttöönotto
Tutkimuksessa arvioitiin, että myynti tulee tuplaantumaan digitaalisten kanavien kautta seuraavan parin vuoden aikana. Tutkimuksen tarkoituksena oli myös selvittää yritysten kyky hyödyntää uutta teknologiaa. Noin puolet vastaajista arvioi, että heidän kykynsä uuden teknologian käyttöönottajana on tällä hetkellä hyvässä kunnossa. Monet vastaajista ovat kuitenkin edelleen epävarmoja kyvyistään käyttöönottajan roolissa.
Kaiken kaikkiaan 41% vastaajista on tällä hetkellä tyytyväisiä tapaansa hyödyntää uutta teknologiaa liiketoiminnassaan. ”Aloitteen tekeminen uusien teknologioiden suhteen on kohtuullisen helppoa; netistä napataan uusi softa käyttöön ja aletaan maksaa kuukausimaksua. Mutta hyödynnetäänkö teknologiaa täydellä potentiaalilla? Pelkkä teknologia ei vielä ratkaise, vaan siihen tarvitaan suunnitelmallista ja huolellista käyttöönottoa, jossa laitetaan perustat kuntoon ja mietitään miten teknologiaa käytetään, mitä ongelmia halutaan ratkoa ja mitä kyseinen teknologia vaatii näiden ongelmien ratkaisemiseen.” Minna kertoo.
Käyttöönottoprojektin jälkeen yrityksen on sitouduttava jatkuvaan ylläpitoon. Vastuu kannattaa suunnitelmallisesti antaa oikeille henkilöille ja järjestelmällisesti seurata, kuinka asiat etenevät.
Tekoälyn hyödyntäminen tuotetiedonhallinnassa lähivuosina
Tuotteiden personointi ja kohdistaminen, sekä asiakaskokemuksen parantaminen tulivat vahvasti esiin tutkimuksen avoimissa kysymyksissä. Esimerkkinä webinaarissa nousi Zalandon ja Googlen luoma ’Project Muze’ projekti, jossa tekoälylle opetettiin erilaisia esteettisiä arvoja, tekstuureja ja värimaailmoja. Nämä yhdistettynä Googlen trendiraportteihin ja tutkimuksiin erilaisista trendisuuntauksista pystyvät luomaan yhdessä asiakkaalle personoidun asukokonaisuuden, joka ottaa huomioon asiakkaan mieltymykset, toiveet ja mitat. Asut tuottavat robotit, jotka leikkaavat kankaat ja ompelevat asut valmiiksi asiakkaalle heidän valitsemallaan tyylillä.
Vaateteollisuus on hyvä esimerkki näissä suuntauksissa, koska se on ollut edelläkävijä monella tavalla. Vaateteollisuudessa innovoidaan usein ensimmäisenä ja jatkuvasti, ja siellä on tietysti valtavat ostovolyymit.
”Uskon, että suuntaus on juuri tämä. Erilaisten trendien ja suuntausten keräily joiden avulla pystytään vastaamaan yksilöllisiin tarpeisiin. Algoritmien avulla voidaan yhdistää ja tarjota juuri sopivia ratkaisuja. Nämä mahdollistavat monipuolisemman ja moniulotteisemman tarjonnan”, Minna kertoo.
Lähde: Think with Google
Ote webinaarista: ”Tuotetiedon hallinnan tulevaisuus – tekoälyt ja uudet teknologiat”
VR ja AR tuotetiedonhallinnan osana
Edellä mainittujen esimerkkien lisäksi, myös VR:n (Virtual Reality) ja AR:n (Augmented Reality) merkitystä pidetään tärkeänä tekijänä asiakkaiden ostokokemuksen parantamisessa.
Yllä oleva kuvasarja näyttää, kuinka helppoa uuden kosmetiikkapullon tilaaminen on jo tänä päivänä Amazon Search By Camera -toiminnnon avulla. Kun käsivoidepullo alkaa näyttää pian olevan tyhjä, otetaan siitä kuva Amazoniin. Tämän jälkeen Amazon näyttää toimittajat hintoineen, joilta tuotteen voi tilata. Yhdysvalloissa tuotteen voi saada kotiinsa vielä saman päivän aikana. Toimitus Suomeen kestää vielä useamman päivän. Toisaalta Suomessakin on jo mahdollista tilata lääkkeitä, kukkia tai vaikka rautakauppatavaraa kotiovelleen Woltin avulla muutamassa kymmenessä minuutissa. Kun tähän vielä yhdistetään kamera- tai äänihaku tuotteille, on ostokokemus jo äärimmäisen vaivaton.
Äänihaku ja sen huomioiminen tuotetietojen ylläpidossa
Hyvä tapa valmistautua tulevaan on nuorten teknologian käytön seuraaminen. Webinaarissa Minna kertoi vielä lukutaidottoman pienen kummipoikansa näppärästä äänihaun käytöstä, kun kummitädille piti näyttää millaista lego-pakettia poika toivoi syntymäpäivälahjaksi. Vaikka me aikuiset osaammekin kirjoittaa, on äänihaun käyttö niin paljon kirjoittamista vaivattomampaa, että se tulee varmasti olemaan kuvahaun rinnalla tapa, jolla tulevaisuudessa tehdään enenevissä määrin tuotehakuja. Tämä on hyvä huomioida tuotetiedonhallinnassa, sillä äänihauissa ei käytetä välttämättä samoja termejä kuin kirjoittaessa.
”Todennäköistä on, että puhut hakusanan ja tuloksiksi luettavan sivun sijaan saatat kaivata enemmän kuvia ja videoita. Nuoriso ei välttämättä lue leipätekstikuvauksia, mutta ne kannattaa tuoda esiin videoiden kautta. Jotta saat yrityksesi tuotteen kuvan esiin puheentunnistuksen kautta, edellyttää se rikasta tekstiä ja sisältöä ”, Katri jatkaa.
Haluatko keskustella aiheesta asiantuntijoidemme kanssa tarkemmin?
Kiinnostaako sinua esimerkiksi:
- Nykyisten työkalujen hyödyntäminen parhaalla tavalla? Pyydä meidät tekemään auditointi ja konkreettinen ehdotus toimenpiteistä!
- Ideoita – pyydä meidät sparraamaan miten saat ne tuotetiedon avulla toteutettua!
Asiakasesimerkkejä tuotetiedonhallinnan hyödyistä
Aiemmassa artikkelissa Minna Andersson kertoi tuotetiedon hallinnan hyödyistä ja siitä, miksi yritysten tulisi keskittää tuotetietonsa. Tässä artikkelissa käymme läpi toimitusjohtajamme Patrik Palatzin antamia asiakasesimerkkejä ja tuotetiedon hallinnan yrityksille tuomia hyötyjä. Kirjoitus pohjautuu Webinaariin – Kuinka hallita tuotetietoa tehokkaasti moneen kanavaan.
Painettujen tuoteluetteloiden painaminen on vähentynyt ja PDF luetteloiden jakaminen kohderyhmille yleistyy. Adeona Sales Toolin avulla yritykset pystyvät luomaan korkealaatuisia visuaalisia asiakaskohtaisia julkaisuja. Julkaisuhetkellä henkilökunta valitsee oikeat tiedot taustajärjestelmästä. Julkaisuautomaatiossa mahdollistajana toimii tieto, joka on hallitusti yhdessä paikassa ja tiedon ohjaaminen haluttuihin julkaisukanavoihin erilaisissa käyttötarkoituksessa helpottuu huomattavasti. Tämä on tärkeää sekä asiakkaan osto- ja asiointikokemuksen osalta että yhtenäisen tuotekokemuksen luomisesta.
Julkaisuautomaation ansiosta työn painopiste siirtyy tiedon hakemisesta ja tarkastamisesta luovaan puoleen. Kone hoitaa tylsät työn rutiinivaiheet, eikä työntekijän ei tarvitse huolehtia tuotesisällöstä, koska se tuodaan järjestelmämme kautta oikeassa ja laadukkaassa muodossa. Tämän tyyppisissä julkaisuprosesseissa työn läpimenoaika on mahdollista lyhentää murto-osaan, verrattuna täysin manuaaliseen toimintatapaan.
IKH
Asiakasesimerkkinä Patrik nosti esiin monelle suomalaiselle tutun työkaluja ja laitteita maahantuovan IKH:n. IKH tunnisti 15 vuotta sitten tulevaisuuden tarpeet, ja huomasi tarvitsevansa tehokasta tuotetiedonhallintaa liiketoiminnan kehittämiseen. IKH näkee tuotetiedon ja sen hallinnan strategisena tekijänä, ja yksi merkittävimmistä elementeistä ovat digitaaliset – ja lisäarvopalvelut sekä IKH:n palvelukonsepti jälleenmyyjille.
”Toki myös heidän laaja valikoimansa, kattava palvelukonsepti ja jatkuvasti muuttuva toimintaympäristö tarvitsevat taustalleen vankat prosessit ja työkalut, sekä mahdollisimman paljon automaatiota. IKH on pyrkinyt automatisoimaan lähes kaiken ja käytännön tasolla tämä tarkoittaa kanavien ruokkimista, julkaisuautomaatiota, arkkitehtuurin kehitystä ja siihen liittyvää integraatio kyvykkyyttä”, kertoo Palatz.
Tulevaisuutta ei pysty ennustamaan, eikä tietämään millaisia asiakastarpeita syntyy. IKH kuvailee tuotetiedonhallintajärjestelmää pankkina, johon talletetaan tietoa (pääomaa) jonka arvo kasvaa ja jalostuu ajan myötä. Keskitetty tieto helpottaa myös yritystä varautumaan liiketoimintaympäristöön tapahtuviin muutoksiin.
E. Ahlström
Toisena asiakasesimerkkinä Palatz kertoo Suomen johtavasta ravintola-alan ammattilaisia palvelevasta maahantuojasta ja tukkukaupasta E. Ahlströmistä. E. Ahlströmillä haluttiin sujuvoittaa tuotteiden ylläpitotyötä tulevaisuutta ajatellen sekä parantaa reagointikykyä markkinamuutoksiin. Tämän lisäksi he näkivät tarpeelliseksi selkeyttää viestintää asiakkaalle, jotta he pystyvät maksimoimaan palvelunsa tehokkuuden.
”Tällainen elämys-bisnes voi olla aika syklistä ja trendeihin pohjautuvaa. Kausivaihtelut ja syklien parempi huomiointi haluttiin mahdollistaa tuotetiedon hallinnassa. E. Ahlström haluaa olla aallonharjalla vastuullisuuden ja kierrättämisen osalta, ja luoda positiivista brändin mielikuvaa vastuullisena toimijana omalla alallaan. Nämä ovat kaikki sellaisia asioita missä tunnistetaan, että keskitetyllä tuotetiedon hallinnalla pystytään kommunikoimaan palveluista ja konsepteista paremmin asiakkaiden suuntaan”, Palatz jatkaa.
Perustan kuntoon laittaminen, ennen myynnin digitalisoimista sekä täsmähankkeiden että jatkokehityksien tekemistä, on edellytys yrityksen kehitykselle ja kilpailukykyisyydelle. Siitä syntyi ajatus E. Ahlströmille, että he E. Ahlström pystyvät pystyy tekemään tehokkaammin, paremmin ja vaikuttavammin sekä myyjien osalta että asiakkaiden kannalta. PIM-tuotetiedon hallinnan ratkaisut helpottavat kaupallisten tuotetietojen keskitettyä hallintaa, kun tiedot voidaan päivittää eri myyntikanaviin yhdestä paikasta. Tuotetiedon hallintaa on mahdollista automatisoida Product Information Management eli PIM-järjestelmillä.
Mahdollisimman nopea, suoraviivainen ja vaivaton tuotteiden löytäminen on koettu avaintekijäksi asiakaskokemuksessa. ”Kun mennään attribuuttitasolle ja eri tuoteryhmiin, kun tieto on attribuutti- ja skeema järjestyksessä, ja tieto on rikastettu, pystytään esimerkiksi automatisoimaan verkkokauppaan näitä suodatustekijöitä. Automaation on suunniteltu vahvasti sen pohjalta mistä käsin ohjataan asioita ja miten tieto mukautuu käyttöliittymään ja sieltä eri asiakastarpeiden käyttökokemukseen”, kertoo Palatz.
CanterTuotetiedonhallinnan perusteet
78 % yrityksistä ei tarjoa yhtenäistä tuotekokemusta eri kanavissa.
Periscope™ Research
Monikanavainen asiakaskokemus
Kaupallisella tuotetiedonhallinnalla, eli product information managementilla (PIM), tarkoitetaan sellaisen informaation hallintaa, jolla tuetaan tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja markkinointia eri kanavissa. Tuotetiedonhallinnan keskiössä on hyvä asiakaskokemus, joka on läsnä koko asiakkaan ostopolun ajan. Asiakas kohtaa tuotteisiin liittyvää tietoa monissa eri kanavissa ja kohtaamispisteissä. Näin ollen laadukkaalla, merkityksellisellä ja yhtenäisellä tuotesisällöllä on merkittävä vaikutus asiakkaan kokonaisvaltaiseen tuotekokemukseen.
Tuotetiedot asiakkaan ostopolun varrella
Monikanavaisen markkinoinnin ja myynnin kannalta tuotetiedonhallinta mahdollistaa yhteneväisen tuotekokemuksen. Tavoitteena on, että asiakas löytää, tunnistaa ja ymmärtää tuotteen sillä tavalla, miten se on eri konteksteissa, kanavissa ja kohtaamispisteissä esitetty.
Ilman keskitettyä paikkaa, jossa markkinointi- ja myyntitietoa hallitaan, tieto on usein sirpaloitunut lukuisiin eri lokaatioihin ja järjestelmiin, joissa sitä hallinnoi useampi eri ihminen toisistaan tietämättä. Usein myös tiedon omistajuus on epäselvää ja tiedonhakuun kuluu ylimääräistä aikaa. Ennen kun voidaan kehittää hyvää tuotekokemusta myyntikanavissa, tuotetiedonhallinnan tulee olla sisäisesti kunnossa.
93 % pitää tarkkoja tuotekuvauksia ja kuvia verkkokaupan olennaisimpana ominaisuutena.
Posti 2019
Tuotetiedonhallinnan käyttöönotto
Adeona PIM on keskitetty tuotetiedonhallinnan alusta, jonka avulla luodaan parempia, monikanavaisia tuotekokemuksia ja tehostetaan tuoteprosesseja. Ohjelmiston ylläpitämisessä eri osastoilla ja henkilöillä on selkeät roolit, jolloin päivitetty tuotetieto on aina saatavilla ja systemaattisesti hallittu.
PIM ei kuitenkaan syrjäytä kaikkea, kuten ERP- ja CRM-järjestelmää, jotka hoitavat ydinliiketoimintaprosesseja, ja pitävät huolen logistiikasta ja myynnistä. Kun tuotetiedonhallinta otetaan käyttöön, prosessissa on yleensä kolme selkeää vaihetta:
1. Tuotetiedon yhdistäminen ja analyysi
Lähtötilanne ei ole optimaalinen, koska tietoa on lukuisissa eri paikoissa. Canterin asiantuntijat lähtevät asiakkaan kanssa liikkeelle analyysivaiheella, jolla kartoitetaan asiakkaan tietovarannot sekä tavat toimia. Analyysin avulla saadaan hyvä käsitys siitä, kuinka paljon tietoa on, missä se sijaitsee, ja mikä osa siitä on laadukasta.
2. Tiedon organisointi ja rikastaminen
Integraatioilla on selkä rooli siinä, kuinka tieto saadaan virtaamaan automatisoidusti – aina pyrkien yhden syötön periaatteeseen. Tässä vaiheessa tulee ymmärtää millaisia asiakkaiden tarpeet ovat, ja millaisia teknisiä ja sisällöllisiä vaatimuksia eri kanaviin kohdistuu. Tiedon organisointi vaatii myynti- ja markkinointikanavien analysoimista, jotta ymmärrämme mitä vaatimuksia järjestelmillä, medialla tai tiedostoilla on. Analysoinnin perusteella saadaan rakennettua hyvä, joustava tuotetietomalli keskelle PIM-järjestelmää, joka taas skaalautuu ja kehittyy aina liiketoimintatarpeiden mukaan.
3. Tiedon kanavointi ja julkaisu
Jotta voimme myydä ja palvella tiedolla monikanavaisesti, viimeinen vaihe keskittyy tiedon kanavointiin ja julkaisuun sekä tiedon siirtämiseen ja sähköisten palveluiden synkronointiin.
50 % johtavien yritysten analysoidusta datasta sisälsi virheitä.
GS1 2019
Tiedon virtaaminen arvoketjussa
Tyypillisesti kaupan alalla rakenne ja toimintatapa on se, että brändi tai valmistaja käyttää Adeona PIM-järjestelmää oman ERP- tai PDM-järjestelmän jatkeena. Tukku– tai vähittäiskaupassa taas nämä kaksi rajapintaa tulee hoitaa äärimmäisen hyvin – miten tietoa otetaan vastaan, kuinka se integroidaan omaan prosessiin ja kuinka loppuasiakkaita palvellaan.
Toimitusketjuissa on monesti eri työkaluja ja tapoja toimia, joten yrityksen kannattaa selvittää mitkä ovat tuotetiedonhallinnan kannalta parhaat ja tehokkaimmat toimintatavat. Esimerkiksi Suomessa markkinoiden ollessa vielä pienet, kannattaa globaalin yrityksen pohtia, kuinka tuotevirrat saadaan teknisesti automatisoitua, ja ovatko yrityksen vaikutusmahdollisuudet tarpeeksi suuret.
Toimivan tuotetiedonhallinnan kannalta tulee miettiä, kuinka kokonaisuutta kehitetään ja tehdäänkö oikeita asioita fiksuilla ratkaisuilla. Kansainvälisten yritysten suurimmat haasteet koskevat usein tuotetietojen käännöksiä tai päämiehen brändiportaalin joustavuutta. Kun riittävän analyysin jälkeen tuotetiedot on keskitetysti saatu PIM-järjestelmään, aukeaa iso mahdollisuus julkaisuautomaatioon ja prosessien automatisointiin.
Mitä tuotetiedonhallinta sisältää?
1. Tuotetiedon kerääminen
Tuotetiedon keräämiseen on paljon mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja, joista suosituimpana nähdään kaikille tuttu Excel. Kuitenkin, jos kahden järjestelmän välille on mahdollisuus rakentaa integraatio, tiedonsiirto automatisoidaan esimerkiksi tietojärjestelmäarkkitehtuurin avulla. Jo tiedonkeruun alkuvaiheessa on hyvä varmistaa datan laatu, jotta vältytään myöhemmin tuotetietojen ja datan turhilta siivoustalkoilta.
2. Tuotteiden ja tuotetiedon luokittelu
PIM-järjestelmä tarjoaa paljon eri luokittelumahdollisuuksia, esimerkiksi tuotetyyppikohtaisiin malleihin. Järjestelmässä tuoterakenne tulee miettiä fiksusti ja oikea tieto kytkeä oikealle tasolle. Yksityiskohtainen luokittelu on relevanttia erityisesti myynnin ja markkinoinnin kannalta, jotta järjestelmästä löytyy nopeasti oleelliset ja tarvittavat tuotetiedot.
3. Tuotetiedon rikastaminen
Tuotetiedon rikastamisen keskiössä on asiakkaiden kannalta relevantti sisältö ja onko siihen resursseja. Rikastamisessa keskitytään asiakaslähtöiseen tuotesisällön tuotantoon, mutta varsinkin kansainvälisessä kaupassa relevanttia on lisäksi kielikäännösten hallinta ja eri kulttuurien huomioiminen.
4. Tuotetiedon laatu
Vaihteleva tuotetietojen laatu rajoittaa tiedon hyödyntämisen mahdollisuuksia, ja heikentää sen löydettävyyttä. Hyvät tuotetiedonhallinnan työkalut auttavat varmistamaan tuotetiedon korkean laadun kaikissa julkaisukanavissa.
5. Tuotetiedon jakelu
Sähköisten palveluiden ja integraatioiden rajapintojen avulla tavoite on aina selkeä – oikea tieto synkronoituu oikeaan käyttöyhteyteen ja palveluun. Tietoa ei enää kopioida paikasta toiseen, vaan se julkaistaan automatisoidusti niin verkkopalveluihin kuin myyntimateriaaleihinkin.