Artikkelit

Hajautettu vai keskitetty tuotetiedonhallinta 

Monesti, kun asiakkaalla on alkamassa tuotetiedonhallinnan käyttöönotto, keskustelemme tuotetiedonhallinnan mallista ja prosessista. Yhtä oikeaa vastausta tähän kysymykseen ei ole. Vaihtoehtoja prosessille on luonnollisesti valtavasti, mutta tässä blogitekstissä jaetaan vaihtoehdot keskitettyyn ja hajautettuun hallintaan.

Keskitetyssä mallissa tuotetieto syötetään järjestelmään muutaman, tähän tehtävään erikoistuneen työntekijän toimesta. He saavat tuotetietoa muualta organisaatiosta esim. tuotepäälliköiltä, ostajilta tai markkinoinnilta ja jalostavat tietoa tarvittaessa ennen syöttämistä järjestelmään.

Hajautetussa mallissa ylläpitotehtävät on jaettu organisaatiossa useammalle henkilölle. Tällöin yksittäiseltä työntekijältä ei kulu asiaan niin paljoa työaikaa, mutta toisaalta yhdenmukaisuus saattaa kärsiä. Halutaanko, että tuotekuvaukset kuulostavat teidän yritykseltänne? Rikastavan tuotetiedon prosessi liittyy läheisesti mm. ERP-tuoteprosessiin ja näitä kannattaakin miettiä kokonaisuutena.

Lisäksi kannattaa huomioida myös seuraavat asiat:

  • onko valikoimassa tai tuotteissa maakohtaisia eroja?
  • miten käännösprosessi on hoidettu?
  • tallennettavan tuotetiedon määrä ja laatu: kuinka paljon ja millaisia tietoja tuotteille kerätään?
  • mistä, missä muodossa ja kuinka “valmiina” tuotetietoja saadaan: paljonko tietoa joudutaan muokkaamaan ennen tiedon syöttöä järjestelmään
  • millaisia eroja tuoteryhmien välillä on rikastettavassa tiedossa
  • miten ylläpito halutaan ja voidaan organisoida
  • ISCM (Information Supply Chain Management) ja valtasuhteet
  • kuinka usein tuotevalikoima päivittyy: tulee uusia tuotteita, tulee päivityksiä tai tuotteita poistuu

Kumpi malli toimisi teillä paremmin? Valintaan vaikuttaa muun muassa henkilöstön osaaminen ja nykyiset roolit. Saadaanko tuotetietoa toimittajilta tai valmistajilta, vai tuotetaanko se pääosin itse? Monesti eri tuotetiedoille on erilaiset vastuut. Esimerkiksi tuotepäällikkö vastaa tuotteen teknisistä tiedoista ja markkinointi kuvista. Markkinointitekstit saattavat olla yhteisellä vastuulla. Prosessin valinta voi olla strateginen tai taktinen valinta. Haetaanko joitakin pitkän tähtäimen tavoitteita ja erottuvuutta vai esimerkiksi alkuvaiheen tehokkuutta?

Olipa teidän yrityksenne ratkaisu kumpi tahansa, me toimittajana kuljemme asiakkaan matkassa mukana alusta alkaen. Tuemme, autamme ja etsimme yhdessä asiakkaallemme parhaiten sopivan mallin.

Kiinnostuitko? Kysy lisää:

Janne Costiander
janne.costiander@canter.fi
050 552 1054

Lue myös, miten PIM-järjestelmä otetaan onnistuneesti käyttöön.

Tuotetieto on meidän tärkeintä pääomaa

Olin muutama viikko sitten uuden asiakkaan luona, joka totesi että tuotetieto on tulevaisuudessa heidän tärkeintä pääomaa. Laadukkaan tuotetiedon avulla tuotteet myydään ja he voivat saavuttaa isot tavoitteet, kuten liikevaihdon tuplaaminen parin seuraavan vuoden aikana. Mm. verkkokaupan ylläpitäminen ilman kunnollista prosessia ja työkaluja on heille mahdotonta, puhumattakaan toiminnan laajemmasta kehittämisestä.

Voisitko hyödyntää olemassa olevia tietoja enemmän, jotta asiakaskokemus olisi aina laadukas? 

Otsikko on suora lainaus Kaupan Liiton verkkokauppakoulutuksessa pidetystä CGI:n Mikko Kuusiston esityksestä. Olimme mukana kouluttamassa verkkokaupan parissa työskenteleviä asiantuntijoita. Tilaisuuden keskustelu eteni varsin nopeasti asiakaskokemukseen ja sen kehittämiseen. Aihe on pinnalla juuri nyt, eikä turhaan. Niin hyvät kuin huonotkin palvelukokemukset leviävät entistä nopeammin ja tavoittavat eri kanavissa yhä suuremman yleisön. Kokemuksia myös jaetaan entistä rohkeammin.

Miten tuotetieto ja asiakaskokemus verkkokaupassa liittyvät toisiinsa? Alla oleva kuva kertoo vastauksen. Asiat, jotka verkkokaupassa koetaan kaikkein tärkeimmäksi, ovat tuotekuva, tuoteominaisuudet, tuotekuvaus ja tuotearvostelut.

tuotetieto_verkkokauppa

Kaikki nämä tiedot liittyvät tavalla tai toisella tuotetietoon. Varsin usein tuotteiden tiedot ovat tallennettuina useaan eri paikkaan, kunkin käyttäjän haluamalla tavalla. Yhden excel näyttää tuolta, toisen word-tiedosto ihan tältä ja kolmannen vielä omanlaiseltaan. Tuotekuvat ovat tallennettuina kunkin käyttäjän omiin tiedostoihin, työpöydälle tai sinne ”mistä ne on helppo löytää”. Kiireessä julkaisuun saattaa mennä väärä kuva väärillä tiedoilla. Asiakas ei löydä haluamaansa, ja kauppa jää tekemättä.

Jo olemassa olevilla tuotetiedoilla on mahdollista tehdä paljon asiakaskokemuksen parantamiseksi. Tietojen kokoaminen yhteen paikkaan, esimerkiksi PIM-järjestelmään, tekee tuotetiedon päivittämisestä järjestelmällisempää. Kenenkään ei tarvitse etsiä ”sitä oikeaa kuvaa” tai miettiä, onko meillä sopivia markkinointitekstejä. Kun tuotetieto on kootusti yhdessä paikassa, on seuraava askel, tuotetiedon rikastaminen, helpompaa. Kaikilla on käytettävissään sama tieto yhdessä paikassa. Samalla virheiden määrä tulee minimoiduksi.

Asiakkaistamme mm. Amo on kohdannut haasteita tuotetiedonhallinnan suhteen. Heidän ratkaisuunsa pääset tutustumaan täältä.

Asiakkaiden tarpeiden konkreettisuudesta

Usein tuotetiedonhallintaan tai julkaisuautomaatioon liittyvät tarpeet asiakkaalla ovat hyvin konkreettisia ja hyödyt on osoitettavissa suoraan. Olin käymässä asiakkaalla, joka tuottaa tuotteistaan käyttöohjeita usealla kielellä. Tällä hetkellä käyttöohjeet tuotetaan täysin manuaalisesti, tekstit ja kuvat ladotaan InDesign-dokumenttiin, josta tuotetaan PDF-tiedosto. Valmis käyttöohje tallennetaan PDF-muodossa järjestelmään, josta se jaetaan muun muassa verkkosivuille.

Yritysilmeen muutoksen myötä jokaisen käyttöohjeen takakansi tulee päivittää, joten muutos koskee kaikkia käyttöohjeita. Tuotteita, joista käyttöohje tehdään, ei ole mahdottoman paljon. Vain noin 500 kappaletta. Kieliä on kuitenkin useita, joten kokonaismäärä on huomattavasti suurempi. Oletetaan tässä, että kieliä on viisi. Yhteensä muutettavia dokumentteja on siis 2500 kappaletta.

Muutosprosessi manuaalisesti menee seuraavasti:

  1. Alkuperäinen tiedosto ladataan järjestelmästä käyttäjän työasemalle
  2. Käyttäjä vaihtaa takasivun tai tekee siihen tarvittavat muutokset
  3. Käyttöohjeesta tuotetaan PDF-tiedosto
  4. Tuotettu PDF-tiedosto ja taittotiedosto tallennetaan järjestelmään, jotta se on taas esim. verkkosivujen käytettävissä.

Yhden dokumentin osalta tuohon menee noin 5 minuuttia aikaa. Koko urakka on siis 12500 minuuttia eli yli 200 tuntia eli noin 30 kokonaista työpäivää. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yksi henkilö yrityksessä tekisi kuusi täyttä työviikkoa näitä muutoksia. Mitättömältä tuntuva tehtävä vie siis huomattavan paljon aikaa. Todellisuudessa kieliä on vielä enemmän.

Julkaisuautomaatiolla tämäkin on ratkaistavissa. Käyttöohjeet voisi tuottaa ja tallentaa automaattisesti, jolloin myös muutosten yhteydessä järjestelmässä olisi ajantasainen dokumentti nopeasti saatavilla.

Esimerkki yhdestä Adobe InDesign -pohjaisesta julkaisuautomaatiosta:

Sormat automatisoi tuoteluettelot 11 kielellä Canterin avulla

Sormatin tuoteluetteloita sormeillaan työmailla ja rakennustoimistoissa 11 kielellä ympäri Eurooppaa. Viimeistelty ulkoasu ja nopea taittoprosessi auttavat yritystä sekä markkinoimaan tuotteitaan että jakamaan tärkeää faktaa tuotteista tehokkaasti. Tuotetiedot haetaan reaaliaikaisilla hauilla Sormatin järjestelmästä Canterin toimittamaan InDesign-automaattitaittoon. Parisataasivuinen luettelo syntyy nyt kuukausien sijaan muutamassa tunnissa, ja sisältöpäivitykset saa samalla kertaa tehtyä sekä verkkosivuille että tuoteluetteloon.Automaattitaittoratkaisu on integroitu Sormatin uuteen tuotetietokantaan, josta saadaan kaikki tuotteisiin ja tuoteryhmiin liittyvät tekstit ja kuvat. Luetteloissa on 14 erilaista taulukkotyyppiä erityyppisten tuotteiden esittämiseen.

 

Päädyimme Canterin ratkaisuun, koska halusimme tehostaa ja nopeuttaa printtijulkaisujemme, erityisesti tuotekuvastojemme, tuotantoa, valmistautua jo ennalta alati kiihtyvään digitaalisen painamisen yleistymiseen sekä yleisesti saada lisää joustavuutta ja kustannustehokkuutta julkaisutyöhön. Uuden työkalumme avulla voimme keskittyä taulukoiden taittamisen ja oikolukemisen sijaan sisältöön ja oman asiantuntemuksemme tulkitsemiseen julkaisujemme lukijoille.

Matti Koukka, Marketing Manager, Sormat Oy

 

Automatisointiprojektia edelsi työpaja, jossa Canterin johdolla selvitettiin automaation edellytykset sekä muodostettiin yhteinen käsitys automatisoitavan tuoteluettelon rakenteesta.

 

 Aina välillä markkinointipäälliköllä on ilo löytää yhteistyökumppani, joka osaa asiansa. Ja saa asiakkaansakin osaamaan. Canterin automaattitaiton käyttöönottoa valmisteleva kaksipäiväinen workshop ei yrittänyt konsulttimaisesti saada “asiakasta vain tajuamaan sen minkä hän oli aina tiennyt”. Oppimiskäyrä kohosi kiihtyvällä tahdilla ja tiukassa kulmassa koko ajan kohti koillista. Käytännönläheinen, hyvin valmisteltu ja kattava paja auttoi meitä ymmärtämään syvemmin tuotetietomme rakennetta ja auttoi erityisesti monimutkaisten teknisten taulukoidemme virtaviivaistamisessa.

Matti Koukka, Marketing Manager, Sormat Oy

 

Sormat - tuoteryhmä

Sormat - tuotetyypin etusivu

Lisätietoja:

Matti Koukka, Marketing Manager, Sormat Oy, matti.koukka@sormat.com, puh. +358 40 128 5955
Janne Costiander, kehitysjohtaja, Canter Oy, janne.costiander@canter.fi, puh. +358 50 552 1054

 

Sormat Oy

Sormat on vuonna 1970 perustettu, Pohjois-Euroopan johtava, yli 40:ssä maassa toimiva kansainvälisen tason kotimainen kiinnitystarvikevalmistaja. Turun kupeessa Ruskolla sijaitseva Sormat työllistää lähes 90 ihmistä ja on monien Euroopan ja maailman suurimpien rakennusalan ja teollisuuden yritysten yhteistyökumppani. Sormat Oy:n liikevaihto vuonna 2013 oli 19,3 M€.

Linkki tuoteluettelon web-versioon: www.sormat.com

Aspo PIM

Aspo tehostaa tuotetiedon hallintaa Adeona PIM -järjestelmällä

Aspo-konserni on ottanut käyttöön Adeona PIM -järjestelmän tuotetiedon keskitettyyn hallintaan. Adeonassa ylläpidetään konsernin eri yritysbrändien tuotetietoa usealla kielellä.

Adeona PIM on integroitu Aspon Infor M3 -toiminnanohjausjärjestelmään sekä Infor M3 e-Sales -verkkokauppaan. Adeonasta tuotetaan Aspon eri yritysbrändien verkkokauppoihin rikastettua tuotetietoa: tuotekuvauksia, tuotekuvia sekä liitteitä. Adeonan aineistonhallinnan avulla Aspo saa jaeltua kaiken digitaalisen aineiston tehokkaasti sekä sisäiseen käyttöön että sidosryhmille.

Seuraavaksi Adeonan avulla tehostetaan muita markkinoinnin prosesseja, esimerkiksi printtiaineiston tuotantoa sekä tuotteiden markkinointia verkkosivuilla.

Canter vastasi Aspon ratkaisun toimittamisesta sekä vastaa jatkossa järjestelmän tuesta, ylläpidosta ja jatkokehittämisestä. Lisäksi Canterin asiantuntijat tukevat jatkossakin Aspon eri yritysbrändejä rikastavan tuotetiedon hallinnan kehittämisessä ja markkinointiprosessien tehostamisessa.

 

Lisätietoja:

Rami Valonen, ICT-Manager, Aspo Oyj, rami.valonen@aspo.com, puh. +358 40 573 4822
Patrik Palatz, toimitusjohtaja, Canter Oy, patrik.palatz@canter.fi, puh. +358 40 774 1200

 

Aspo Oyj

Aspo on monialayhtiö, joka omistaa ja kehittää liiketoimintoja Pohjois-Euroopan lisäksi idän kasvumarkkinoilla keskittyen vaativiin B-to-B -asiakkaisiin. Vahvojen yritysbrändien, ESL Shipping, Leipurin, Telko ja Kaukomarkkinat, tavoitteena on olla toimialojensa markkinajohtajia. Ne vastaavat omasta toiminnastaan, asiakassuhteistaan ja niiden kehittämisestä. Kokonaisuutena ne tuottavat Aspon liikearvon. Aspon konsernirakennetta ja liiketoimintoja kehitetään pitkäjänteisesti ilman ennalta määriteltyä aikataulua. Aspo-konsernin liikevaihto vuonna 2012 oli 482 M€. Aspolla on toimintaa 17 maassa.

www.aspo.com

Martela ratkaisee tuotetiedonhallinnan haasteet Adeona PIM:n avulla

Martela Oyj on ottanut käyttöön Adeona PIM -järjestelmän ratkaistakseen globaalin toimintaympäristön asettamat haasteet tuotetiedon hallinnalle.

Adeona PIM mahdollistaa kaikissa Martelan julkaisukanavissa ja kieliversioissa käytettävän tuotetiedon keskittämisen yhteen järjestelmään.
Järjestelmän käyttöönoton myötä päällekkäinen ylläpitotyö vähenee ja tuotetiedon laatua, saatavuutta ja yhtenäisyyttä saadaan parannettua merkittävästi kaikissa toimintamaissa.

“Adeona PIM osui järjestelmänä suoraan Martelan vaatimuksiin tuotetiedon keskittämisestä yhteen järjestelmään valittuja julkaisukanavia varten.”

 

Uudet julkaisukanavat käyttöön vaiheittain

Ensimmäinen käyttöönotettu julkaisukanava Adeona PIM:ssä hallinnoidulle tuotetiedolle on Martelan uudet verkkosivut. Englanninkielinen sivusto www.martela.com julkaistiin tammikuun puolessa välissä ja muut kieliversiot seuraavat pian perässä. Martelan tavoitteena on, että verkkosivut palvelevat mahdollisimman hyvin monien eri sidosryhmien tarpeita. Tämä asettaa myös taustajärjestelmälle vaatimuksia, kun esimerkiksi tuotteet, palvelut, materiaalit ja niihin liittyvät aineistot pitää saada loogisesti kytkettyä toisiinsa.

Jatkossa Adeonaan tallennettua tuotetietoa viedään myös muihin julkaisukanaviin. Seuraavassa vaiheessa ratkaisua laajennetaan Adeona Media Bank -moduulilla, jonka kautta Adeonan aineistonhallintaan tallennettuja kuvia ja muita aineistoja voidaan jakaa eri sidosryhmille. Tiekartalla on myös painettujen julkaisujen ja markkinointimateriaalin automaattinen tuottaminen Adeona PIM:n avulla.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – tuotantokäyttöön alle puolessa vuodessa

Projekti saatiin toteutettua nopealla aikataululla laajasta kokonaisuudesta huolimatta – Martela ja Canter määrittelivät yhdessä tavoitetilan ja suunnitelman miten siihen päästään. Tuotetiedonhallinnan ja projektin kokonaisuus hahmottui muutaman työpajoissa yhdessä vietetyn päivän jälkeen.

Määrittelyvaiheessa pyrittiin suunnittelemaan kaikki mahdollisimman pitkälle, jotta toteutus sujuisi kitkattomasti eikä aikaa kuluisi turhaan odotteluun. Järjestelmä saatiinkin tuotantokäyttöön alle puolessa vuodessa määrittelyjen aloittamisesta. Suurin työ oli tuotetietojen keräämisessä – aiemmin tuotetietoja oli ripoteltu moneen eri järjestelmään useassa toimintamaassa.

Canter aktiivisena kumppanina ja konsulttina ratkaisun käyttöönotossa

Yhteistyö Canterin ja Martelan välillä alkoi jo aiemmin – Canter vastasi Martelan tuotetiedonhallinnan kehittämisen määrittelyprojektista. Tässä tarvekartoituksessa kuvattiin tuotetiedonhallinnan haasteet sekä hahmoteltiin optimaaliset prosessit.

Canter vastasi ratkaisun toimittamisesta sekä vastaa jatkossa järjestelmän tuesta, ylläpidosta ja jatkokehittämisestä. Lisäksi Canterin asiantuntijat tukevat jatkossakin Martelaa rikastavan tuotetiedon hallinnan kehittämisessä ja markkinointiprosessien tehostamisessa.

Lisätietoja

Juha Vähäkoitti, Portfolio Manager, Martela Oyj
Janne Costiander, kehitysjohtaja, Canter Oy

 

Martela Oyj
Martela suunnittelee ja toteuttaa työtilojen ja julkisten tilojen sisustusratkaisuja. Martelan tavoitteena on tarjota asiakkailleen ja yhteistyökumppaneilleen alan parasta palvelua sekä laadukkaita, ergonomisia ja innovatiivisia tuotteita. Nopeat toimitukset ja toimiva jakeluverkosto tukevat näihin tavoitteisiin pääsemistä.

Suomessa Martela on toimialansa suurin yritys ja Pohjoismaissa kolmen suurimman joukossa. Martela tarjoaa myös alan laajimman valikoiman sisustusratkaisujen ylläpitoa ja muutoksia tukevia palveluja. Suomessa Martelan kokonaispalvelu kattaa tarvittaessa koko toimitilan muutoksen inventoinnista ja suunnittelusta muuttoon ja ylläpitoon saakka.

Martela on yli 60-vuotias perheyritys, jonka osakkeet on listattu NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. Yhtiöllä on tuotantoa Suomessa, Ruotsissa ja Puolassa. Päämarkkina-alue on Itämeren alue. Vuonna 2012 Martela-konsernin liikevaihto oli 142,7 miljoonaa euroa ja sen palveluksessa työskenteli keskimäärin 806 henkilöä.

www.martela.com