Olen toiminut tietokantajulkaisemisen ja julkaisuautomaation parissa reilu 10 vuotta, yleensä osana asiakkaittemme myynnin ja markkinoinnin prosessien kehittämistä. Tässä ajatuksiani julkaisuautomaation tilasta Suomessa tällä hetkellä.

Aluksi on hyvä todeta, että vaikka pitkään olemassa ollut transaktiotulostaminen perustuu hyvin pitkälle samoihin konsepteihin ja periaatteisiin (dataa eri lähteistä tulostimelle), en kuitenkaan lue perinteistä transaktiotulostamista tässä yhteydessä julkaisuautomaatioon. Minun maailmankuvassa julkaisuautomaatiossa on kyse siitä, miten (tuote)sisältöä julkaistaan yhdestä lähteestä useaan kanavaan tai mediaan automatisoidusti. Lue täältä lisää miten Canter käsittää julkaisuautomaation.

Laadukas data avaa mahdollisuuksia julkaisuautomaation täysimittaiselle hyödyntämiselle

Julkaisuautomaation käyttö Suomessa on hyvin hajaantunutta. On olemassa paljon erilaisia julkaisuprosessien automatisointia tukevia sovelluksia, joiden hyödyntämiseen yrityksissä liittyy paljon potentiaalia. Teknologia kehittyy jatkuvasti ja tuo uusia mahdollisuuksia ja aikaisempaa kehittyneempiä ratkaisuja tarjolle.

Näkemykseni mukaan suurin yksittäinen hidaste ratkaisujen leviämiselle ja täysien hyötyjen ulosmittaamiselle yrityksissä on kuitenkin olemassa olevan datan heikko laatu. Se on puolestaan yleensä seurausta kehittymättömistä tiedonhallinnan toimintatavoista ja työkaluista. Valitettavan monissa yrityksissä on edelleen ymmärryksen puutetta kuinka merkittävästä ja strategisen tason asiasta hyvin organisoidussa tiedonhallinnassa on kysymys. Digitsunami on onneksi saanut monet firmat ja johtoryhmät tajuamaan datan ja sen laadun merkityksen koko liiketoiminnalle. Myös julkaisuautomaatio perustuu laadukkaaseen ja rakenteelliseen tietoon – kanavasta riippumatta.

Julkaisuautomaatiolla haetaan tehokkuutta

Olen havainnut, että Suomessa monet pienet yritykset ovat vieneet prosessien automatisoinnin todella pitkälle, mikä on varsin luontevaa, kun liiketoimintaa kehitetään pienillä resursseilla ja tehokkuusajattelu on koko ajan läsnä kaikessa tekemisessä. Toisaalta tähän joukkoon mahtuu myös yrityksiä, joissa asiaa ei ole edes mietitty, koska ei ole ollut tietoa teknisistä ratkaisuista tai ulkopuolinen kumppani on aina tehnyt printtikuvastot ym. materiaalit palveluna. PK-yritysten onneksi ratkaisutarjonta ja osaaminen markkinassa on monipuolistunut. Ratkaisuja löytyy moneen hintaluokkaan ja kehittämiseen investoidut eurot alkavat tuottamaan aiempaa nopeammin.

Informaatiologistiikan kunnostaminen on elinehto

Keskisuuret yritykset ovat sekalainen seurakunta. On yrityksiä, jotka ovat täysin lähtökuopissa sekä niitä, jotka ovat vieneet prosessiautomaation erittäin pitkälle. Myös toimialakohtaiset erot voivat olla merkittäviä. Esimerkiksi monille maahantuojille ja tukkukaupoille informaatiologistiikan kuntoon laitto on ollut selviytymisen elinehto kiristyvässä ja globalisoituvassa kilpailussa. Myös arvoketjujen murros on myös näkynyt siinä, että yritysten on ollut pakko herätä tiedonhallinnan ja julkaisuautomaation kehittämiseen.

Valmistavan teollisuuden keskuudessa näen edelleen paljon tekemistä näiden asioiden parissa. Viennistä elävissä yrityksissä myös kieliversioiden hallinta on yleinen haaste, mikä jo itsessään toimii monesti vahvana ajurina sisältö- ja julkaisuprosessien optimoinnille ja automatisoinnille.

Moneen hienoon kotimaiseen kasvutarinaan liittyy sellainen aspekti, ettei sisäisiä prosesseja ja toimintatapoja ole yksinkertaisesti ehditty pysähtyä miettimään, kun kaikki fokus, energia ja käsiparit

ovat olleet kiinni bisneksen kehittämisessä ja kasvun hallinnassa. Ja jossain kohtaa on herätty siihen, ettei ihmisten skaalaaminen ja venyttäminen ole enää mahdollista tai järkevää.

Julkaisuautomaatio tuotetiedonhallinnan jatkeena

Me Canterissa näemme, että julkaisuautomaation ratkaisuissa tiedon alkulähteellä ei ole merkitystä. Nykyaikaiset ratkaisut kykenevät hakemaan tietoa monista eri lähteistä. Edelleen laatu ja rakenne sanelee pitkälti sen kannattaako automatisointi, minkälaiseen automaatioasteeseen on realistista tähdätä ja minkälainen lopputulos saadaan. Tästä syystä näen itse julkaisuautomaation tuotetiedonhallinnan (PIM) luontevana jatkeena.

Tyypillisesti PIM-järjestelmä toimii keskitettynä julkaisutietokantana, mutta joskus voi olla myös perusteltua tehdä erillisiä välivarastoja eri kanavia ja julkaisuprosesseja varten. Tietoa voidaan tarvittaessa hakea myös yrityksen kumppaneiden järjestelmistä. PIM-järjestelmä puolestaan kytkeytyy yleensä aina yrityksen muihin operatiivisiin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaukseen, joista saadaan dataa, jota voidaan tarvittaessa edelleen jatkojalostaa ja rikastaa PIM-järjestelmässä jakelua ja julkaisemista varten. Joskus tuoteprosessi on syytä rakentaa niin, että PIM toimii tiedon alkulähteenä ja ns. tuotemasterina, joka jakelee datan kontrolloidusti kaikkiin käyttäviin järjestelmiin.

Hyödynnetään dataa sieltä missä sitä jo on

Asiakastietoja ja muuta personoinnissa ja vaihtuvan tiedon tulostamisessa tarvittavia tietoja ei tyypillisesti kannata replikoida PIM-järjestelmään, vaan ne luetaan yleensä suoraan omista lähteistä ja kytketään prosessiin ennen tulostusta.

B2B-ympäristöissä tapahtuva personointi, kuten asiakaskohtaisten sopimushinnastojen tuottaminen, pohjautuu yleensä PIM- ja ERP-järjestelmän sisältöön – joskus myös CRM:n sisältämään tietoon. Tähän liittyy esimerkiksi asiakaskohtainen valikoimatieto, hintatieto, sopimusvalmistettavien tai räätälöityjen tuotteiden tieto.

Yhteenvetona voisi todeta, että maassamme on lukuisia yrityksiä, jotka hyödyntävät julkaisuautomaatiota saaden siitä merkittävää kilpailuetua. Julkaisuautomaation avulla on mahdollista tehostaa merkittävästi markkinoinnin prosesseja ja parantaa monikanavaista asiakaskokemusta. Vielä enemmän on yrityksiä, jotka eivät ole vielä saaneet hyödynnettyä julkaisuautomaation tarjoamia mahdollisuuksia liiketoiminnalleen. Osana markkinoinnin automatisointia, myös julkaisuautomaation käyttö tulee varmasti kasvamaan lähivuosina.