Artikkelit

Tuotetieto on meidän tärkeintä pääomaa

Olin muutama viikko sitten uuden asiakkaan luona, joka totesi että tuotetieto on tulevaisuudessa heidän tärkeintä pääomaa. Laadukkaan tuotetiedon avulla tuotteet myydään ja he voivat saavuttaa isot tavoitteet, kuten liikevaihdon tuplaaminen parin seuraavan vuoden aikana. Mm. verkkokaupan ylläpitäminen ilman kunnollista prosessia ja työkaluja on heille mahdotonta, puhumattakaan toiminnan laajemmasta kehittämisestä.

Olemme toimineet tuotetiedonhallinnan parissa jo useita vuosia ja tehneet kymmeniä projekteja. Tuotetiedonhallinta ja PIM terminä on ollut monesti asiakkaallemme täysin uusi asia ja olemme tehneet paljon töitä, jotta tietoisuus asiasta Suomessa kasvaisi. Monesti onkin lähdetty liikkeelle tuotetiedonhallintaan liittyvistä julkaisemisen automatisointiin liittyvistä prosesseista. Ne ovat tarvelähtöisiä ja hyödyt helpommin hahmotettavissa. Ei kukaan halua tiedonhallintaa tehdä sen itsensä vuoksi. Siksi on parempi nähdä mahdollisimman nopeasti sen tuomat hyödyt.

Onkin ollut ilo huomata, että yhä useammassa organisaatiossa tuotetiedonhallintaan on perehdytty, termit tunnetaan ja asia on huomioitu jopa strategian ylätasolla. Tuotetiedonhallinta on jo monessa yrityksessä arkipäivää. Toki vielä useammassa yrityksessä tähän ollaan vasta heräämässä. Parhaimmillaan tuotetiedonhallinta nähdään yhtenä ydinprosessina, jonka tarkoitus on ruokkia tietoa sitä tarvitseviin kanaviin. Monesti asiakas herää tuotetiedon hallinnan tärkeyteen verkkokaupan pystytyksen yhteydessä. Verkkokauppa vaatii tietysti nopeaa reagointia ja mahdollisimman reaaliaikaisia päivityksiä. Kuitenkin tämä hieman ihmetyttää, sillä vanhat myyntikanavat ovat saattaneet pyöriä täysin manuaalisten prosessien varassa vuosia. Esimerkiksi painetun hinnaston tuottamiseen manuaalisesti voidaan käyttää kuukausia, kun se automatisoituna saataisiin tuotettua murto-osassa siitä ajasta.

Asiakkaan toteamus nostaa heillä tietysti vaatimukset uudelle tasolle. Miten tuotetieto hallitaan ja etenkin miten se tehokkaasti hyödynnetään, jotta isoihin tavoitteisiin päästään? Millaiset prosessien tulisi olla ja miten työkalut tukevat niitä? Muun muassa näissä kysymyksissä olemme innoissamme auttamassa asiakkaitamme. Referenssisivultamme näet, millaisia ratkaisuja olemme asiakkaidemme kanssa rakentaneet.

Asiakkaiden tarpeiden konkreettisuudesta

Usein tuotetiedonhallintaan tai julkaisuautomaatioon liittyvät tarpeet asiakkaalla ovat hyvin konkreettisia ja hyödyt on osoitettavissa suoraan. Olin käymässä asiakkaalla, joka tuottaa tuotteistaan käyttöohjeita usealla kielellä. Tällä hetkellä käyttöohjeet tuotetaan täysin manuaalisesti, tekstit ja kuvat ladotaan InDesign-dokumenttiin, josta tuotetaan PDF-tiedosto. Valmis käyttöohje tallennetaan PDF-muodossa järjestelmään, josta se jaetaan muun muassa verkkosivuille.

Yritysilmeen muutoksen myötä jokaisen käyttöohjeen takakansi tulee päivittää, joten muutos koskee kaikkia käyttöohjeita. Tuotteita, joista käyttöohje tehdään, ei ole mahdottoman paljon. Vain noin 500 kappaletta. Kieliä on kuitenkin useita, joten kokonaismäärä on huomattavasti suurempi. Oletetaan tässä, että kieliä on viisi. Yhteensä muutettavia dokumentteja on siis 2500 kappaletta.

Muutosprosessi manuaalisesti menee seuraavasti:

  1. Alkuperäinen tiedosto ladataan järjestelmästä käyttäjän työasemalle
  2. Käyttäjä vaihtaa takasivun tai tekee siihen tarvittavat muutokset
  3. Käyttöohjeesta tuotetaan PDF-tiedosto
  4. Tuotettu PDF-tiedosto ja taittotiedosto tallennetaan järjestelmään, jotta se on taas esim. verkkosivujen käytettävissä.

Yhden dokumentin osalta tuohon menee noin 5 minuuttia aikaa. Koko urakka on siis 12500 minuuttia eli yli 200 tuntia eli noin 30 kokonaista työpäivää. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yksi henkilö yrityksessä tekisi kuusi täyttä työviikkoa näitä muutoksia. Mitättömältä tuntuva tehtävä vie siis huomattavan paljon aikaa. Todellisuudessa kieliä on vielä enemmän.

Julkaisuautomaatiolla tämäkin on ratkaistavissa. Käyttöohjeet voisi tuottaa ja tallentaa automaattisesti, jolloin myös muutosten yhteydessä järjestelmässä olisi ajantasainen dokumentti nopeasti saatavilla.

Esimerkki yhdestä Adobe InDesign -pohjaisesta julkaisuautomaatiosta:

Martela ratkaisee tuotetiedonhallinnan haasteet Adeona PIM:n avulla

Martela Oyj on ottanut käyttöön Adeona PIM -järjestelmän ratkaistakseen globaalin toimintaympäristön asettamat haasteet tuotetiedon hallinnalle.

Adeona PIM mahdollistaa kaikissa Martelan julkaisukanavissa ja kieliversioissa käytettävän tuotetiedon keskittämisen yhteen järjestelmään.
Järjestelmän käyttöönoton myötä päällekkäinen ylläpitotyö vähenee ja tuotetiedon laatua, saatavuutta ja yhtenäisyyttä saadaan parannettua merkittävästi kaikissa toimintamaissa.


”Adeona PIM osui järjestelmänä suoraan Martelan vaatimuksiin tuotetiedon keskittämisestä yhteen järjestelmään valittuja julkaisukanavia varten.”

Uudet julkaisukanavat käyttöön vaiheittain

Ensimmäinen käyttöönotettu julkaisukanava Adeona PIM:ssä hallinnoidulle tuotetiedolle on Martelan uudet verkkosivut. Englanninkielinen sivusto www.martela.com julkaistiin tammikuun puolessa välissä ja muut kieliversiot seuraavat pian perässä. Martelan tavoitteena on, että verkkosivut palvelevat mahdollisimman hyvin monien eri sidosryhmien tarpeita. Tämä asettaa myös taustajärjestelmälle vaatimuksia, kun esimerkiksi tuotteet, palvelut, materiaalit ja niihin liittyvät aineistot pitää saada loogisesti kytkettyä toisiinsa.

Jatkossa Adeonaan tallennettua tuotetietoa viedään myös muihin julkaisukanaviin. Seuraavassa vaiheessa ratkaisua laajennetaan Adeona Media Bank -moduulilla, jonka kautta Adeonan aineistonhallintaan tallennettuja kuvia ja muita aineistoja voidaan jakaa eri sidosryhmille. Tiekartalla on myös painettujen julkaisujen ja markkinointimateriaalin automaattinen tuottaminen Adeona PIM:n avulla.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – tuotantokäyttöön alle puolessa vuodessa

Projekti saatiin toteutettua nopealla aikataululla laajasta kokonaisuudesta huolimatta – Martela ja Canter määrittelivät yhdessä tavoitetilan ja suunnitelman miten siihen päästään. Tuotetiedonhallinnan ja projektin kokonaisuus hahmottui muutaman työpajoissa yhdessä vietetyn päivän jälkeen.

Määrittelyvaiheessa pyrittiin suunnittelemaan kaikki mahdollisimman pitkälle, jotta toteutus sujuisi kitkattomasti eikä aikaa kuluisi turhaan odotteluun. Järjestelmä saatiinkin tuotantokäyttöön alle puolessa vuodessa määrittelyjen aloittamisesta. Suurin työ oli tuotetietojen keräämisessä – aiemmin tuotetietoja oli ripoteltu moneen eri järjestelmään useassa toimintamaassa.

Canter aktiivisena kumppanina ja konsulttina ratkaisun käyttöönotossa

Yhteistyö Canterin ja Martelan välillä alkoi jo aiemmin – Canter vastasi Martelan tuotetiedonhallinnan kehittämisen määrittelyprojektista. Tässä tarvekartoituksessa kuvattiin tuotetiedonhallinnan haasteet sekä hahmoteltiin optimaaliset prosessit.

Canter vastasi ratkaisun toimittamisesta sekä vastaa jatkossa järjestelmän tuesta, ylläpidosta ja jatkokehittämisestä. Lisäksi Canterin asiantuntijat tukevat jatkossakin Martelaa rikastavan tuotetiedon hallinnan kehittämisessä ja markkinointiprosessien tehostamisessa.

Lisätietoja

Juha Vähäkoitti, Portfolio Manager, Martela Oyj
Janne Costiander, kehitysjohtaja, Canter Oy

Martela Oyj
Martela suunnittelee ja toteuttaa työtilojen ja julkisten tilojen sisustusratkaisuja. Martelan tavoitteena on tarjota asiakkailleen ja yhteistyökumppaneilleen alan parasta palvelua sekä laadukkaita, ergonomisia ja innovatiivisia tuotteita. Nopeat toimitukset ja toimiva jakeluverkosto tukevat näihin tavoitteisiin pääsemistä.

Suomessa Martela on toimialansa suurin yritys ja Pohjoismaissa kolmen suurimman joukossa. Martela tarjoaa myös alan laajimman valikoiman sisustusratkaisujen ylläpitoa ja muutoksia tukevia palveluja. Suomessa Martelan kokonaispalvelu kattaa tarvittaessa koko toimitilan muutoksen inventoinnista ja suunnittelusta muuttoon ja ylläpitoon saakka.

Martela on yli 60-vuotias perheyritys, jonka osakkeet on listattu NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. Yhtiöllä on tuotantoa Suomessa, Ruotsissa ja Puolassa. Päämarkkina-alue on Itämeren alue. Vuonna 2012 Martela-konsernin liikevaihto oli 142,7 miljoonaa euroa ja sen palveluksessa työskenteli keskimäärin 806 henkilöä.

www.martela.com

Koetko yrityksesi tarvitsevan apua tuotetiedonhallinnan haasteiden ratkomiseen? Ota yhteyttä ja keskustellaan tilanteestanne lisää!

Kim Korhonen
Head of Sales and Marketing

+358 40 549 3022

kim.korhonen@canter.fi

Canter ja Werk II yhteistyöhön

Canter vahvistaa Adeona PIM -tuotteen julkaisuautomaatiotarjontaa tuomalla yhden maailman johtavista tietokantajulkaisutuotteista osaksi Adeona PIM -ratkaisua.

Saksalaisen Werk II:n priint:suite tuoteperhe on yksi maailman johtavista automatisoidun printtijulkaisun ohjelmistoista. Adobe InDesign -pohjaisena se sopii hyvin laajentamaan printtimateriaalin tuotannon mahdollisuuksia Adeona PIM -järjestelmästä. Yhteistyön myötä Canter pystyy tarjoamaan entistä monipuolisempia ja kehittyneempiä printtiautomaatioratkaisuja kasvaneisiin asiakastarpeisiin. Priint:suite mahdollistaa niin työasema- kuin palvelinpohjaiset tuoteluetteloiden, hinnastojen, kuvastojen ym. tuotannot.

Lisätietoja / more information:

Canter Oy
Janne Costiander
Kehitysjohtaja
020 765 7814
janne.costiander@canter.fi

WERK II Medien- und Informationsges. mbH
Thorsten Hamann
Partner Manager (International)
thorsten.hamann@priint.com

Canter on Suomen johtava tuotetiedonhallinnan (PIM, Product Information Management) ratkaisuihin erikoistunut ohjelmisto- ja palveluyritys. Rakennamme ratkaisuja, joiden avulla asiakkaamme tehostavat prosessejaan ja menestyvät monikanavaisessa kaupassa.

WERK II on tietokantajulkaisemisen pioneeri yli 20 vuoden kokemuksella. Historiansa aikana WERK II on toteuttanut satoja projekteja eri toimialoille, mm.: postimyynti, teollisuus, tukkukauppa, julkaisu, media ja paino.

WERK II on kehittänyt modulaarisen ratkaisun tietokantapohjaiseen printtijulkaisuun. Yli 300 asiakasta luottaa priint:suite -moduuleihin. Maailmanlaajuinen kumppaniverkosto sisältää kumppaneita Saksasta, Itävallasta, Sveitsistä, Belgiasta, Suomesta, Ranskasta, Italiasta, Norjasta, Puolasta, Slovakiasta, Ruotsista, Alankomaista, Iso-Britanniasta, Valkovenäjältä sekä Yhdysvalloista. Liittymillään yli 40 sisältöjärjestelmään, priint:suite on yksi johtavista ratkaisuista automatisoituun printtijulkaisuun. www.priint.com