Tuotetiedonhallinnan ammattilaisten parhaat vinkit ja opit vuosien varrelta

Tämä artikkeli on osa sarjaa, jossa käsittelemme ’Kaupallisen tuotetiedonhallinnan nykytila ja tulevaisuus Suomessa 2022’ –tutkimusta, jonka toteutimme tutkimustoimisto Vastakaiun kanssa tänä keväänä. Aiemmissa artikkeleissamme olemme käsitelleet tuotetiedonhallinnan nykytilaa sekä asiakaskokemusta, kestävyyttä ja tuotetiedon rikastamista. Tässä artikkelissa keskitymme alan asiantuntijoiden parhaisiin PIM-vinkkeihin, joita jaoimme webinaarissamme 8.6. Iloksemme saimme vierailevaksi panelistiksi Tevellan nettipäällikkö Anni Mielosen jakamaan kokemuksiaan Adeona PIM:n kanssa sekä kertomaan näkemyksiään webinaarin aiheista.

Perustan rakentaminen ja pohjatyön merkitys

PIM-prosessia käynnistettäessä on tärkeää miettiä, missä data liikkuu ja missä lisätietoa tarvitaan  ja käytetään. Kyselyn vastauksista nousi esiin PIM-projektia edeltävän perustyön tärkeys ja manuaalisen työn vähentäminen tuotetiedonhallinnan avulla. Yksi vastaajista kertoi: ”Tuotetietojen hallinta on jatkuvaa kehitystyötä jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä, mikä tekee siitä mielenkiintoisen ja haastavan, mutta hyvällä tavalla.

”Meillä oli omassa PIM-projektissamme erinomainen projektipäällikkö, joka piti meidät ajan tasalla koko projektin ajan”, Anni sanoo. ”Ohjeet olivat hyvin harkittuja, eikä meillä ollut tarvetta tehdä isoja muutoksia. Kaksi tärkeintä asiaa PIM-projektille mielestäni olivat ensinnäkin, että projektissa oli mukana oikeat ihmiset. Meillä oli talon sisällä ihmisiä, jotka tunsivat nykyiset integraatioratkaisut, olivat työskennelleet niiden parissa ja kehittäneet niitä, joten meillä oli hyvä perusta aloittaa työskentely. Toiseksi on varmistettava, että aikaa on varattu tarpeeksi projektiin, jonka suhteen projektipäällikkömme todella varmisti, että olemme pystyneet keskittymään projektiin tarpeeksi”, hän jatkaa.

Yksi tärkeimmistä näkökohdista on varmistaa, että jokainen sidosryhmä huomioidaan PIM-projektissa, Canterin Katri sanoo. ”Kun tuotetiedot linkitetään useisiin eri näkökohtiin sisäisesti ja ulkoisesti, syntyy väistämättä monimutkaisuutta. Koko organisaatiossa on kaikki pienet palaset, jotka on otettava huomioon myös asiakkaiden ja kumppanien näkökulmasta, koska jokaisella heistä on erityistarpeita”, Katri kertoo.

Canterin toimitusjohtaja Patrik muistuttaa myös, että kaupallinen tavoite tai päämäärä on tärkeää olla mukana matkan varrella. Kun PIM-projektissa on esimerkiksi kaupallinen tavoite, se voi yksinkertaistaa projektin luonnetta ja helpottaa tehtävien priorisointia.

Kaikkia yrityksiä verrataan loistaviin verkkokauppoihin, joilla se saattaa olla ihan ydinbisnestä. Muiden pitäisi sitten pystyä samaan. On ihan pakko panostaa tuotetiedon hallintaan ja tuotetietoon, muuten tippuu veneestä. 

Dokumentaatio – tylsää, mutta tarpeellista

Yksi asia, joka unohtuu helposti, on dokumentointi. ”Kukaan ei pidä siitä. Se on turruttavan tylsää, mutta jos et tee sitä alusta alkaen, se ärsyttää sinua lopulta. Verkkosivusto on valmis ja PIM on valmis, mutta et muista kuinka integraatiot käytännössä toimivat. Myös jatkokehitystyöt sujuvat paljon sujuvammin, kun olet jo dokumentoinut matkan alkuvaiheista lähtien ja kertonut, miksi valitut ratkaisut alun perin otettiin käyttöön”, Katri sanoo.

”Dokumentointi on asia, johon jouduimme palaamaan useammin kuin kerran viimeisen vuoden aikana, kun emme muistaneet kaikkia prosessin vaiheita ulkoa”, Anni jatkaa.

Viimeiset vinkit

  • Valitse taistelusi
    • Varmista, että priorisoit tehtäväsi niin, että olet keskittynyt PIM-projektin oikeisiin osiin ja olet realistinen ajan suunnittelussa
  • Varmista, että sinulla on henkilö tai tiimi, joka vastaa PIM:stä 
    • Säilytä aktiivinen rooli tuotetiedoissa, kun on kyse tietojen luomisesta ja rikastamisesta
  • Muista tuoda PIM:stä saadut positiiviset puolet ja asiat esille koko yrityksen nähtäväksi